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見積書の支払条件の設定方法や注意点を詳しく解説!

見積書の支払条件の設定方法や注意点を詳しく解説! ビジネス上の契約を進めるときは、見積書を作成します。契約金額や納期などについて、発注側と受注側で認識のズレが生じないようにするためです。

見積書の支払条件の設定方法や注意点を詳しく解説!

ビジネス上の契約を進めるときは、見積書を作成します。契約金額や納期などについて、発注側と受注側で認識のズレが生じないようにするためです。この記事では、見積書に記載すべき支払条件の書き方についてくわしく解説します。適切な見積書を作成するために、ぜひ参考にしてください。

そもそも見積書とは?

見積書とは、提供する商品やサービスの内容、提供金額などを提示するための書類です。受注側が作成し、発注側に提示します。契約に関する詳細を見積書にまとめれば、受注側と発注側の双方の認識をそろえることが可能です。見積書は認識のズレによるトラブルが起きるのを防止し、スムーズに契約を締結するために役立ちます。

そのため、ビジネス上で契約を進める際は、見積書を提示するのが一般的です。受注側は、発注側にとってわかりやすい見積書を作成する必要があります。

見積書の支払条件とは?

見積書の支払条件とは、請求金額を支払う際の条件をくわしくまとめたものです。具体的には、支払方法や支払期限について定めています。契約は当事者同士の合意によって決定しますが、見積書の支払条件についてはまずは受注側が希望する内容を定めれば問題ありません。発注側に確認してもらい、同意を得られると実際に契約を締結できます。

支払方法や支払期限などの条件が曖昧なまま取引するとトラブルにつながる恐れがあるため、具体的な見積書を作成することが大切です。

見積書における支払条件の書き方の例

見積書において、どのように支払条件を記載すればいいのでしょうか。ここでは、書き方の例を解説します。

支払期限

商品の納品が必要な場合は、支払期限について「納品後〇日以内」などと~記載しましょう。納品日が確定しているなら、具体的な日時を記載するとよりよいです。なかには、締日を設定して支払期限を定めるケースもあります。たとえば、月末締め翌月払いとする場合も多いです。

支払期限の考え方は業種や業界によっても異なるため、確認したうえで設定するとスムーズです。

支払方法

具体的にどのような方法で支払を受け付けるか記載しましょう。現金を手渡しするのか、金融機関の口座へ振込するのか明記します。金融機関の口座への振り込みを希望する場合は、銀行名や口座番号などもあわせて記載する必要があります。間違いがあると入金できないため、見積書を発注側に提示する前によく確認しましょう。

また、手形や小切手で支払を受け付ける場合もあります。

見積書の支払条件を設定する際のポイント

見積書の支払条件を設定するときは、意識したいことがあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。

振込手数料の負担について明記する

金融機関の口座に振り込みをする際は、基本的に振込手数料がかかります。しかし、見積書に記載する請求金額には、振込手数料が含まれていません。そのため、支払方法として金融機関の口座への振り込みを指定する場合は、振込手数料を受注側と発注側のどちらが負担するのか定めておく必要があります。

民法第485条から、原則、振込手数料を負担するのは請求金額を支払う側とされています。そのため、発注側に振込手数料を負担してもらうのが一般的です。

長期契約の場合の条件を記載する

見積書で扱う契約が長期間に及ぶなら、毎月支払が必要なケースもあります。複数回の支払について、それぞれ条件を見積書にくわしく記載することが大切です。締め日や支払日を具体的に記載し、受注側と発注側の間で認識のズレが生じないようにしましょう。見積書に記載されている内容がわかりにくいと、支払についてトラブルが発生する可能性もあるため注意が必要です。

分割の支払について記載する

請求金額が高額であれば、総額を分割して何回かに分けて支払ってもらう場合もあります。毎月支払が行われるケースと同様、それぞれの支払時期や金額について見積書に明確に記載する必要があります。分割の割合がわかるように示し、指定したタイミングで確実に支払が行われるようにすることが重要です。

なお、請求金額が高額なら前金を受け取ることも可能です。前金がある場合は、事前に支払う金額と残金の支払時期や支払方法について見積書に記載してください。

見積書の支払条件を設定する際の注意点

見積書の支払条件は受注側が設定できます。資金繰りに配慮し、キャッシュフローに問題が生じないよう余裕をもった支払期日を定めることが大切です。支払期日が曖昧だと支払に遅れが生じるリスクがあるため、なるべく明確な日時を定める必要があります。

なお、手形や小切手での支払を認める場合、現金を回収できるまでに時間がかかる点に注意が必要です。見積書を作成する前によく確認してください。

その他チェックしておきたい見積書に記載すべき項目と書き方の例

見積書を作成するときは、ほかにもさまざまな項目に気をつける必要があります。ここでは、見積書に記載すべき項目と書き方の例を解説します。

発行日

見積書には、必ず発行日を記載します。これはあまり関係ないと思うので削除(これは請求書の話)、わかるようにするためです。正確な年月日を記載し、後から確認したときにもいつの見積書なのか把握できるようにしておく必要があります。

宛先

見積書の宛先には、発注側の情報を記載します。「御見積書」というタイトルに下に宛先を記載しましょう。相手が個人ならフルネーム、法人なら会社名や屋号などを正式名称で記載します。法人については、部署名や担当者名をあわせて記入する場合もあります。個人名には「様」、法人名には「御中」をつけてください。

見積書番号

見積書番号をつけておくと、見積書の管理が楽になります。特に、たくさんの見積書を発行している場合は、見積書番号がついていると何かと便利です。見積書番号をつける場合は、発行した順に通し番号を記載しましょう。見積書番号の記載は必須ではありませんが、特別な理由がなければつけておくのがおすすめです。

発行者の情報

見積書には、発行者の情報も記載する必要があります。会社名または屋号、住所、電話番号、担当者名などを記載し、どこの誰が発行したのかが明確にわかるようにする必要があります。メールアドレスは記載しなくても構いませんが、記載しておくと受け取った相手が問い合わせしやすくなるでしょう。なお、会社名の横には社印を押す場合が多いです。

商品・サービスの詳細

見積書には、契約する商品やサービスの詳細についても明記する必要があります。商品名、数量、単価などを具体的に記載し、誰が見てもどのような内容の契約なのかわかるようにすることが大切です。商品やサービスの内容が明確でないと認識のズレが生じたり契約後のトラブルにつながったりするため、注意しましょう。

小計・消費税・合計金額など

見積書においては、正確な金額を記す必要があります。請求する合計金額だけでなく小計や消費税などの内訳についても明確に記載すると、わかりやすい見積書になります。合計金額は税込で記載し、支払うべき総額が取引相手に伝わるようにしましょう。金額は特に重要な内容であるため、誤りが生じないようによく確認してください。

備考

見積書には備考欄もあります。それぞれの項目で伝えきれなかった内容があれば、備考欄にまとめて記載しましょう。たとえば、振込手数料を相手に負担してもらいたいなら「振込手数料はご負担願います」と記載するのも備考欄の使い方の1つです。

まとめ

契約を進めるうえで、見積書は欠かせない書類です。受注者と発注者の双方の認識をそろえられるよう、わかりやすい見積書を作成しましょう。

Excelなどで見積書を発行する場合、ミスが生じることもあります。しかし、システムを活用すればミスの防止に加えて、業務効率化やコスト削減も実現できます。たとえば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」なら、見積書や請求書などの作成をクラウド上で簡単に進められます。適切な見積書をスムーズに作成するために、ぜひ活用してください。30日間の無料トライアルが可能です。

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