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見積書は原本じゃなくていい?紙と電子で保存するメリット・デメリットを詳しく紹介!

見積書は原本じゃなくていい?紙と電子で保存するメリット・デメリットを詳しく紹介! 昨今、見積書をPDFや電子で送付してくる企業が多くなっています。これまで、紙で見積書を保存していた企業においては、電子見積書の法的有効性や […]。

見積書は原本じゃなくていい?紙と電子で保存するメリット・デメリットを詳しく紹介!

昨今、見積書をPDFや電子で送付してくる企業が多くなっています。これまで、紙で見積書を保存していた企業においては、電子見積書の法的有効性や保存方法など、どのようにすれば良いのかと疑問を抱えることもあるでしょう。

本記事では、見積書を原本とPDFで発行するそれぞれのメリット・デメリット、電子見積書の法的有効性や保存期間についても詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

見積書を原本(紙)で発行するメリット

まずは、見積書を紙で発行するメリットについて詳しく解説します。

インターネットに接続できなくても確認できる

紙で見積書を作成する場合、インターネットに接続できない環境でも確認が可能です。また、パソコンに不具合があった時でも閲覧が可能となります。電車や自然豊かな地域ではインターネットが繋がらないというケースも未だ確認されています。そういった時に対応できるのが見積書を紙で発行するメリットです。

また、後から検索しやすいように管理しておけば、書類探しにも困らないでしょう。

紙の見積書というだけで信頼性が高い場合がある

紙の見積書の場合、手書き箇所があることや、実物の印鑑が捺印されているなど、本人が作成したことを証明する要素が多数含まれています。証明として最も有効な手段であるため、書類の信頼性が担保される場合があります。

見積書を原本(紙)で発行するデメリット

見積書を紙で発行する上で、デメリットも存在します。ここでは3つのデメリットについて紹介します。

時間的コストがかかる

書類の印刷や郵送作業には時間がかかってしまいます。そのため、作業工数や人件費がかかるという問題が生じます。例えば、1通3分で印刷・送付できたとしても、100件で5時間必要になります。また、郵送に関しては送料などのコストがかかってしまう点もデメリットです。

物理的な保存スペースが必要となる

見積書などの書類は基本7年間保存する必要があります。また、例外として赤字決算の場合は10年保存が必要です。紙で見積書を保管する場合には、物理的に書類が増えていきます。そのため、キャビネットなど見積書を保存するための設備が必要となります。インターネット上で保管する場合は保存場所の拡張性がありますが、オフィスなどでは物理的スペースが必要となる点はデメリットと言えるでしょう。

見積書をPDFで発行するメリット

昨今、見積書をPDFで作成する企業が増えてきています。PDF発行には一体どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、見積書をPDFで発行するメリットについて紹介します。

コストを削減できる

見積書をPDFで発行することで、印刷、紙折りや封入、宛名ラベルの作成、切手貼り、郵便局投函といった人件費が発生しないため、大幅にコストを削減できます。

見積書の送付履歴が残る

紙で見積書を作成する場合、いつ送付したかを証明するのが難しいというデメリットがあります。送付した側が配達証明を行うことで可能ですが、そこに対しても手間が発生します。しかし、PDFの場合、送信履歴や受信履歴などが送信した段階で更新され、残るという特性があります。

取引先に「送った」「送っていない」といったトラブルを未然に防ぐことができる点はPDF発行ならではのメリットでしょう。

再発行にすぐ対応できる

紙の場合、再発行には書き換え、印刷、封筒に入れる、投函といった作業が必要です。しかし、電子の場合は再発行に時間を必要としません。必要なデータを検索し、少し書き換えるだけですぐに再発行が可能です。

再発行を求められたときの手間が発生しない点はメリットと言えます。

保存のスペースを必要としない

PDFで保存する場合、保存の物理的スペースが必要ありません。データ圧迫によって保存できなくなった場合にも、SSDやHDD等を購入する、またはクラウドサービスを利用することで保存が可能となります。紙の保存と比較すると、PDFの方が拡張性は高いという特徴があります。

見積書をPDFで発行するデメリット

見積書をPDFで発行する上でデメリットが存在することも把握しておく必要があります。ここでは、PDF発行のデメリットを2つ紹介します。

紙の見積書しか対応していない企業も一定数いる

現時点では、電子見積書に対応していない企業も一定数存在しています。そのような場合には紙の見積書を別途作成し、個別管理が必要となります。

仮に自社が電子化を進めたとしても、未だ全ての取引先を電子化に移行できないのも事実です。その場合には別途紙で発行し、PDFと紙を併用する必要があります。

見積書の送付ミスにより情報漏洩につながる可能性がある

見積書を本来送付すべきではない取引先へ送信した場合、顧客情報等情報漏洩の危険があります。

ただし、情報漏洩に関しては添付ファイルにパスワードをかけることや、セキュリティレベルの高い見積書発行システムを使うなどの対策を講じることで、それらのリスクを低減することが可能です。

電子見積書は法的に有効性がある?

電子(PDF等)で見積書を送信することは法的に有効性があります。送信側と受取側が請求書の正当性を双方で認識していれば、紙・電子はどちらでも問題ありません。

また、税務調査が入った場合にもPDFなどの見積書データがサーバー上に残っており、すぐに取り出せる状態であれば書類として認められます。

ただし、送信側と受取側ともに、電子帳簿保存法が定める保存要件に対応する必要があります。2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行され、メール送付などの電子取引において、電子データによる保存の義務付けなど新たな措置が追加されています。

詳しくはこちらの国税庁のページをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

 

電子見積書の保存期間

電子見積書などの書類は基本7年保存する必要があります。また、例外として、赤字決算の場合は10年保存するという決まりが定められています。

また、PDFの場合もすぐに取り出せる状態にする必要がありますので、検索性の高いシステムを使用する必要があります。「素早く取り出せること」は法律が定める要件ですので、法に則った保存ができるように、クラウドサービス等を利用するのがポイントとなります。

まとめ

本記事では、見積書を原本(紙)とPDFで発行するそれぞれのメリット・デメリット、電子見積書の法的有効性や保存期間について紹介してきました。

法的な観点でいえば、紙面・PDFどちらで保存しても問題はありません。しかし、PDFで保存した方が保存性や拡張性が高いことは事実です。そのため、電子保存を扱っている企業が増えてきています。

取引先においては「電子で見積書を交わしたい」という要望を提示してくることもあるでしょう。そのようなケースに備えて電子化を進めることは重要です。

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