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見積書兼発注書は可能?それぞれの役割を把握して書類管理をスマートにする方法を解説

見積書兼発注書は可能?それぞれの役割を把握して書類管理をスマートにする方法を解説 見積書と発注書にはほとんど同じような内容が記載されます。そのため、見積書と発注書を兼ね合わせたいと考える方もいらっしゃるでしょう。

見積書兼発注書は可能?それぞれの役割を把握して書類管理をスマートにする方法を解説

見積書と発注書にはほとんど同じような内容が記載されます。そのため、見積書と発注書を兼ね合わせたいと考える方もいらっしゃるでしょう。結論、見積書と発注書を兼ね合わせることは可能ですが、作成する際にはそれぞれの役割を把握して「見積書兼発注書」を作る必要があります。

本記事では見積書・発注書それぞれの役割を示すとともに、見積書兼請求書を作成するための方法についても解説します。ぜひ参考にしてみてください。

見積書兼発注書とは

見積書兼発注書とは、大前提として受注側が発行する書類です。1枚の書類の中に、見積書の領域と発注書の領域が存在しており、1枚で2つの書類の役割を果たすものとなります。

発注側は、受注側から受け取った見積書兼発注書の発注書欄に記入して、受注側に返すことで、発注書としてのの効力を発揮します。

見積書の役割

見積書兼発注書を作成するためにはまず、見積書と発注書の役割を把握しておく必要があります。まずは、見積書について確認しましょう。

見積書は契約を締結する前に、受注側から発注側に送られる書類です。書類には見積内容、見積金額、有効期限、納品までにかかる日数などの情報を記載することになります。口で交渉したことは書面に残すことで、トラブルに発展しづらくなるため、見積書が存在しています。

つまり、発注者・受注者の双方が書面で見積もり内容を確認できるようにするための書類です。

見積書の記載内容

見積書には上記で紹介したように、さまざまな情報が記載されています。

見積書の書き方には決まったルールが設けられているわけではありません。しかし、どの書類にも記載すべき情報があります。ここでは、見積書に記載されている内容を詳しくみていきます。

宛名

宛名には先方の所在地、会社名を記載します。また、担当者名も記載する必要があります。会社と取引を行う場合には、例外もありますが、以下のような情報を記載するのが一般的です。

・会社名
・部署
・担当者名
・会社の所在地

ただし、これらの情報をどこまで記載するのかは、企業の担当者同士で話し合って決めることになります。

差出人の名前

見積書の差出人情報を記載します。具体的には、会社名と担当者名、所在地などを記載します。こちらに関しても、どこまで記載するかはケースバイケースですが、前述した宛名の内容と記載内容を揃えれば、問題ありません。

見積書の番号や発行日

見積書を探しやすいように見積書番号や発行日を記載するのがおすすめです。番号をつけていないと、どこに書類があるのかを探し当てるのが困難となります。通し番号を記載し、適切に管理しておくことで探す手間を省けます。

見積もりの内容

見積もりの内容には単価、個数、合計などの情報を記載します。

まず、品目にはサービスの内容を記載します。取引相手が内容を理解できるように、わかりやすい名称を記載しましょう。次に、単価には1商品当たりの金額を記載します。また、単価の記載が難しい商品やサービスなどに関しては空欄でも問題ありません。最後に、個数には提供する数量を記載します。通常であれば個数を記載することになりますが、個数を判断することが難しいのであれば、「サービス一式」というように記載しても問題ありません。

見積もり合計金額

単価、個数、合計など、各項目の合計金額を記載します。こちらの項目で確認すべきことはズレがないかです。後ほど問題が起こってしまうケースもあるので、慎重に確認しましょう。

小計・消費税

合計金額の欄には、小計金額に消費税を加えた金額を記載します。

備考欄

備考欄にはその他記載内容があれば記載しましょう。例えば「振り込み手数料は貴社負担でお願いします」のような内容を記載するスペースとなります。

発注書の役割

次に、発注書の役割について触れます。発注書は、発注者側の意思を可視化する手段として発行される書類です。発注書を交わさなければ、受注側と発注側が想定している業務範囲に認識違いが発生するなどのトラブルに発展してしまう可能性があります。

ちなみに、売買契約や請負契約は「諾成契約」であるため、法的に書面がなくても成立するというルールがあります。ただし、契約する場合は申込と承諾のステップが必要となるため、取引先とのトラブルなどを回避するため「申込」の役割を果たす発注書を発行するのが一般的となっています。

発注書の記載内容

発注書には、見積書と概ね同じ内容を記載することになります。ここでは、発注書の記載内容を確認します。

文書のタイトル

文書のタイトルとして「発注書」と記載を入れます。もしくは「注文書」といった名称でも問題ありません。こちらはどういった書類なのかを記載する項目ですので、本文の文字よりも大きく記載し、太文字にしておくことが一般的です。

発注先の名前

こちらの項目には、発注を受ける会社名を記載します。また、取引先が個人の場合は「様」、会社の場合は「御中」と記載することとなります。

管理番号や発注日

管理番号は発注書を保管する際にわかりやすくする目的で、記載します。まずは、発注年月日を記載し、同じ受注者との契約書類や同一契約の書類で通し番号を振ります。

通し番号のルールについては社内で事前に決めておき、社内で最も管理がしやすい方法をとることが大切です。

発注者の名前

発注者の名前欄には、発注元の企業名や所在地、電話番号、担当者名などを記載します。

納期・支払い期限・条件

希望納期や支払い条件などを記載します。具体的には、「月末締めの翌月末払い」といった条件を明記しておくこととなります。

合計金額

合計金額の欄には、支払う金額を税込で記載します。一般的には税込金額を記載するのですが、相手との齟齬が生まれる可能性もありますので、(税込)というように明記しておくことを推奨します。

小計・消費税

小計欄には税抜の合計金額を記載、消費税欄には小計に対して発生する消費税額を記載します。また、軽減税率が発生する取引については、消費税額が変更となるケースもありますので、事前に8%と10%が区別できる形式で記載することが大切です。

備考欄

振り込み手数料などの記載や発注内容に関して特記事項があるのであれば、備考欄に記載します。

まとめ

本記事では、見積書兼発注書が可能かどうか、また、見積書・発注書の役割、記載内容などを詳しく解説してきました。結論をお伝えすると、見積書兼発注書を作成することは可能です。

見積書や発注書が発行されない、または誤った内容で発行されることでトラブルに発展するケースもあるため、正しく作成し、適切な保存ができるようにしておきましょう。

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