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見積書や請求書が必要な理由とは?企業間取引に必要な書類の種類と違いについて解説

見積書や請求書が必要な理由とは?企業間取引に必要な書類の種類と違いについて解説 企業間取引を行う際には見積書や請求書などの書類のやり取りが必要です。特に、頻度が多く煩雑になりがちなのが見積書と請求書です。

見積書や請求書が必要な理由とは?企業間取引に必要な書類の種類と違いについて解説

企業間取引を行う際には見積書や請求書などの書類のやり取りが必要です。特に、頻度が多く煩雑になりがちなのが見積書と請求書です。これらの書類は作成だけでなく保存が必要となります。

本記事では、各種書類の違いや正確に作成と保存を行う方法について詳しく解説します。

企業間での取引に必要となる見積書や請求書とは?

企業間取引ではさまざまな書類のやり取りが必要となります。主要なものとしては以下の書類が挙げられます。

各書類にはそれぞれ役割があるため、それぞれの違いを把握しておくことが大切です。

見積書や請求書などの書類について

見積書や請求書など、企業間取引においては様々な書類が必要になります。まずは、各種書類の違いについて見ていきます。

見積書とは?

見積書とは商品やサービスの金額、納期などを記載した書類です。契約前に発行され、取引の全体プロセスの中では、比較的早い段階で提出される書類となります。

見積書は、提供金額や納期、または支払日などの取引条件について双方で認識を合わせるために発行される書類です。正確な条件などを書面に残しておくことで、口頭による契約と比較してトラブルが発生しづらくなります。

見積書はあくまで契約前段階の書類であり、本契約の際に交わされる契約書とは異なります。

請求書とは?

請求書とは商品やサービスの納品後、取引先に代金の支払いを依頼するために発行する書類です。請求書の発行方式には「掛売方式」と「都度方式」があり、それぞれ発行のタイミングが異なることが特徴です。

「掛売方式」の場合は締め日に発行し、「都度方式」の場合は納品の都度発行することとなります。また、「都度方式」の場合には納品書を兼ねて「納品書兼請求書」という形で発行されるケースもあります。

納品書とは?

納品書とは、商品・サービスの提供と同時に発行する書類のことです。商品やサービスを提供したことを証明するために、価格、数量、日付などを記載し送付します。

納品書には、納品先や商品購入先に正しく届けられているかどうかを確認したり、証明したりする役割があります。納品書には発行義務はありませんが、正確に相手の手元へ届けるためには必要な書類となっています。

領収書とは?

領収書は代金を受け取ったときに発行する書類です。領収書の受け取り側は、確実に代金を支払ったということを証明できます。

また、発行側が確実に代金を受け取ったことを証明できる書類でもあります。

発注書・注文書とは?

発注書や注文書とは、正式に商品やサービスを購入する際に発行する書類のことです。記載内容はサービス・商品の数量や金額、納品日、取引のルールなどが記載されています。

契約を成立させる書類で、以降は基本的に内容の破棄や変更は難しいため、重要な書類となります。

見積書や請求書を発行する理由

見積書や請求書を発行する理由は主に3つあります。

見積書や請求書によって取引先と信頼関係を構築する

見積書や請求書を作成することで、正当な取引であることを証明できます。また、正しい書類を発行できる企業と認められれば、信頼関係が構築されるという効果もあります。

見積書や請求書を発行してトラブルを未然に防ぐ

見積書や請求書を発行することで、支払い金額や取引条件を書類で明確にすることができます。そのため、金額や個数の違いなどによるトラブルを回避することが可能です。

また、書類にて形にすることで、後から「言った、言ってない」といった水掛論を防げるため、根拠のある書類としても役立ちます。

見積書や請求書を作成することで金額の変更などに気づける

途中で契約内容や支払い金額が変更になるケースがあります。その際に見積書や請求書があれば、変更の理由や違いを簡単に伝えられる点も作成する理由の1つです。

金額の変更などが起きる場合には、事前に相手企業と相談する必要がありますが、その際に基準となる書類がなければ共通の認識をもって話を進めることが難しいです。

見積書や請求書があれば同じ認識で金額の差異などを確認できます。

見積書や請求書に記載する内容について

見積書や請求書にはどのような内容を記載すれば良いのでしょうか。ここでは書類へ記載する内容を5つ紹介します。

見積書や請求書には内訳を記載する

見積書や請求書に記載する内容として最も大きなウェイトを占めるのが、提供する商品やサービスの内訳です。見積書においては内訳を記載しておくことで後から取引先が比較検討をしやすいですし、追加変更などがあった場合にも対応しやすいです。

内訳を記載する際にはお互いに理解できる文言で記載することが重要となります。

見積書や請求書で必要な合計金額を記載

最終的な合計金額を税込で表記します。支払い金額であることが分かるように、フォントの大きさや太さを変えて目立たせるなど工夫することで相手に対して親切な見積書・請求書を作成することが可能です。

また小計、消費税も記載しておくことも重要です。内容と金額に誤りがないことを相互確認できるよう記載しておきましょう。

見積書や請求書には備考欄も設ける

納品日、支払方法、契約におけるルールなどを記載する備考欄も設けましょう。備考欄を用意することで、契約ごとにルールが変わる場合、簡単に確認できるというメリットがあります。

具体的には納品日程、支払方法等、その他の約束事などを記載しておくことで、トラブルを避けられます。

見積書や請求書には作成日や作成者を記載

見積書や請求書は作成日や作成者を明確にする必要があります。

また、作成日・作成者以外にも会社の住所、代表の電話番号、FAX番号なども必要となります。加えて、すべての記載が終われば最後に押印をすることとなります。見積書の押印に関しては社印や角印などで構いません。

ちなみに、近年は電子商取引が頻繁に行われており、作成した見積書をデータのままで送付することもあるでしょう。その際には印鑑を押印していない見積書でも法的に問題ありません。

見積書や請求書は形式を統一しておく

見積書や請求書を作成する際の注意点ですが、専用のフォーマットを用意して形式を統一することを意識しましょう。形式を統一していなければ、受け取る側・発行側両者とも見づらいですし、ミスに気づかないこともあるでしょう。

また、フォーマットを用意しておけば、少しの書き換えで簡単に書類を作成できるため、効率的に書類を発行することもできます。

見積書や請求書は「電子帳簿保存法」によって保存方法が変わっている

見積書や請求書は「電子帳簿保存法」によって保存方法が変わっています。2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行され、書類を電子保存するためのさまざまな要件に、改正がありました。

その中には電子化に取り組みやすくなるような要件の緩和や、要件を満たさない電子化を行った際の罰則の強化も含まれています。特に、PDFの請求書をメール添付して送付するなどの「電子取引」において、取引データの電子保存が義務付けられた点には注意が必要です。

アナログな管理方法で、保存要件を満たすのは難しいですが、電子帳簿保存法の定める保存要件に対応したクラウドサービスであれば、法律に沿った請求書等の作成・発行が可能となります。見積書や請求書の作成業務を効率化したいと考えている場合には、クラウドサービスの利用も検討してみてください。

まとめ

本記事では、各種書類の違いや正確に作成と保存を行う方法について詳しく解説しました。見積書や請求書は発行義務こそありませんが、正しく発行することで取引先からの信頼獲得やトラブル回避につながります。また、書類に変更があった場合にも相互に話を進めやすいというメリットがありますので、作成するのが望ましいでしょう。

しかし、書類作成は煩雑な作業が続きます。作業の効率化やミス防止のため、クラウドサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は見積書から請求書までをクラウド上で簡単に作成し共有できるクラウドサービスです。また、作成した書類はワンクリックで電子送付できます。加えて、改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しており、法令対応の面も安心です。

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