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発行から送付までの流れをわかりやすくまとめました。

【請求書の書き方マニュアル】 請求書の作成から送付までまるわかり!
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請求書の必須要件とは?正しい書き方・送り方を徹底解説

請求書の必須要件とは?正しい書き方・送り方を徹底解説 起業したばかりの経営者や個人事業主、またはこれから経理業務をスタートされる方のなかには、請求書を初めて作成する人もいるかもしれません。何を書けばよいのか、ルールなどは […]。

請求書の必須要件とは?正しい書き方・送り方を徹底解説

起業したばかりの経営者や個人事業主、またはこれから経理業務をスタートされる方のなかには、請求書を初めて作成する人もいるかもしれません。何を書けばよいのか、ルールなどはあるのか、わからないという人もいるでしょう。

この記事では、請求書を作成するうえで覚えておくべき基本情報を解説します。具体的な作成方法と送り方も紹介するので、請求書を正しく作成できるよう、参考にしてください。

請求書の役割を理解しておこう

請求書とは、取引相手に対し、代金を請求する際に発行する書類のことです。請求書の内容に不備や誤りがなければ、請求した金額が支払われます。

また、請求書は「取引が完了した証拠」にもなる書類です。依頼されたサービスを提供したこと、取引先はお金を支払う義務があることを請求書で証明できるのです。

請求書がなければ、サービスに対していくら支払う必要があるのかを確認できなくなってしまいます。このような取引先との間で起こりやすい、認識違いによるトラブルを防ぐためにも、ビジネスを行う際に請求書は不可欠です。

請求書の必須要件とは?5つの要件を詳しく解説

請求書には必ず記載しなければいけない5つの要件があります。それぞれの要件について、詳しく解説します。

請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)

誰から請求されているのかわかるように、請求書作成者の氏名もしくは名称を記載します。題目の右下あたりに記載するのが一般的です。

記載する内容は、
・氏名もしくは名称(法人名など)
・住所
・電話番号
・担当者もしくは責任者の氏名(法人の場合)
などになります。

また、社判や担当者の印鑑を捺印しておくと、信頼性が高くなります。

発行年月日

発行年月日には、請求書を発行する日を記載します。ただし、都度払いでない場合は、取引先の都合に合わせて記載することもあります。記載した発行年月日によっては、支払いのタイミングが大きくずれることがあるためです。発行年月日を記載する際は、取引先へ事前に確認しておくと安心です。

取引内容

どの取引に対する請求なのかを明確にするため、取引内容もしっかり記載しておきましょう。特に、1カ月分など一定期間の取引をまとめて請求する「一括請求」の場合、取引内容の記載がないと、取引先では確認するのに時間と手間がかかってしまいます。取引内容を記載しておけば、取引先でもスムーズに確認できます。

取引内容で記載すべきことは、取引した品名や単価、数量、金額などです。請求金額の根拠を示すためにも、取引ごとに記載しましょう。

請求金額(税込で記載)

請求金額には、取引金額を合わせた小計に、消費税を合算した金額を記載します。取引先が確認しやすいよう、はっきりと明記しましょう。

他にも、振込手数料をどちらが負担するのか請求書に記載しておくと、お互いの認識のズレを防げます。取引先に振込手数料の負担をお願いしたい場合は、「恐れ入りますが、お振込手数料は貴社にてご負担頂きますようお願い申し上げます」などと記載しましょう。

取引先の氏名もしくは名称(法人名など)

取引先(請求先)の情報を記載します。基本的には企業名や住所、担当者氏名を、請求書の左上に記しますが、場合によっては、企業名だけでなく部署名や肩書などを入れることもあります。

取引先が法人の場合は「株式会社〇〇御中」、個人の場合は「〇〇様」と記載しましょう。

必須要件だけじゃない!請求書に記載しておくとよい3つの要件

請求書には必須要件だけでなく、他にも記載しておくとよい要件があります。どのような内容を記載するとよいのか、それぞれ解説します。

題目

何の書類か一目で分かるよう、題目が必要です。題目とは、書類の内容を示すタイトルのことです。上部中央部や左上など目立つ場所に、他の文字よりも大きめの文字で「請求書」と記載します。

振込先

請求金額の振込先を記載します。

記載する項目は、
・銀行名
・支店名
・預金種別(普通・当座)
・口座番号
・口座名義

上記5つです。また、口座名義は、カタカナで明記するようにしましょう。漢字のみの場合、読み違えによって、違う口座へ振り込まれてしまうおそれがあります。最悪、売掛金を回収できない上に、取引先にも迷惑をかけてしまいます。このようなトラブルを防ぐためにも、口座名義はカタカナ表記が基本です。

支払期日

取引先と事前に合意した支払日に合わせ、支払期日を記載しておきます。たとえば、月末締めの毎月10日支払いなら、1月分請求の支払期日は2月10日となるでしょう。支払期日が記載されていれば、取引先に対して「いつ支払わなければいけないのか」を明示することができます。

また、請求する側としては、入金確認をするときに役立ちます。

請求書はどうやって作る?2つの作成方法を紹介

請求書に公的なルールや法的な書式はありません。取引先に合わせた請求書を作成することもあります。そのため、請求書のルールなどはあるのか、事前に取引先に確認しておくとよいでしょう。

ここでは、電子ベースと紙ベース、2つの作成方法について紹介します。

電子ベース|パソコンで作成する

パソコンを使えばExcelやWord、市販のソフトでも請求書を作成できます。使いやすいようにカスタマイズできるので、オリジナルの請求書を作れます。

インターネット上には、ExcelやWordで作成した、無料で使える請求書の雛形も多くみられます。一から作らずに済むため、パソコンに慣れていない人にもおすすめです。紙ベースとは違い、修正もしやすいので、使い勝手がよいといえるでしょう。

また、市販のソフトは、見積書や納品書が連動しているものが多いので、請求書を作成する手間を省けます。書類をひとまとめにして保存できることもメリットです。

紙ベース|手書きで作成する

文房具店やホームセンターなどで販売されている請求書に、直接手書きする方法です。1枚ずつ手書きとなるので、作成するのに時間と手間がかかりやすいというデメリットがあります。修正が必要になった場合は、すべて書き直しとなります。

ただ、紙ベースの請求書しか受け付けない企業もあるため、そういった企業に対応するためには紙の請求書が必要です。取引内容が多いなど、特に時間がかかりやすい場合は、前もって作成しておくとよいでしょう。

請求書の送り方を確認しておこう

デジタル化が進むなか、電子ベースで作成した請求書は、メールに添付して送ることもできます。しかし、業界や会社によっては郵送や手渡し、FAXでの送付を希望される場合もあります。請求書の送付方法は取引先の企業によって異なるため、事前に確認するようにしましょう。

郵送で送る

請求書は信書にあたるので、メール便ではなく普通郵便で送りましょう。まずは、長形3号(120mm × 235mm)の封筒を用意します。請求書は折っても問題はないので、請求書がA4サイズの場合は、3つ折りにして入れます。また請求書だけでなく、添え状も一緒に入れるのがマナーです。

封筒には、表側に送付先の住所・名前を、裏側には送付元の住所・名前を、そして「請求書在中」と記載し、ポストに投函すれば完了です。

FAXで送る

取引先の了承を得ているのであれば、FAXで送ることも可能です。ただし、紛失されやすいことから、FAXで送る場合は、修正が必要なときや急を要するときなど、緊急時のみにするのが安心です。基本的には、郵送やメールで送るのが無難です。

また、FAXで送る際は、送信元や送信先、書類の枚数などを記載した送信状をつけることも忘れてはいけません。さらに、相手に確実にFAXが届いたか確認するためにも、送った後は担当者に一言連絡を入れておくと安心です。

メールで送る

ExcelやWordなどで作成した請求書は、他の人に改ざんされないように、PDF化にしてからメールに添付して送ります。メールの件名には、「〇月分請求書添付済み|〇〇(会社名・個人名)」などと記載し、一目で重要なメールであることが分かるようにしましょう。

また、メールを送るときは、誤送信によるトラブルを防ぐためにも、宛先をしっかり確認するよう徹底してください。

まとめ

請求書は、以前は紙ベースが主流でしたが、最近では電子ベースが主流になりつつあります。電子ベースの請求書は業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがある反面、パソコンに慣れていない人にとっては作成するのに時間がかかるでしょう。

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