無料請求書の書き方マニュアル

請求書の作成でお困りではありませんか?
発行から送付までの流れをわかりやすくまとめました。

【請求書の書き方マニュアル】 請求書の作成から送付までまるわかり!
×

請求書の再発行を依頼されたときの対応方法は?注意点や送付状の例文など詳しく解説

請求書の再発行を依頼されたときの対応方法は?注意点や送付状の例文など詳しく解説 発行した請求書の紛失や不備が見つかると、再発行が必要になるケースが多いです。しかし相手から依頼された場合、対応に迷うケースもあるでしょう。

請求書の再発行を依頼されたときの対応方法は?注意点や送付状の例文など詳しく解説

発行した請求書の紛失や不備が見つかると、再発行が必要になるケースが多いです。しかし相手から依頼された場合、対応に迷うケースもあるでしょう。請求書の再発行に関して適切な対応ができるように、知識をつけておくと安心です。

この記事では、請求書を再発行する手順や対応方法、注意点について紹介します。ぜひ参考にしてください。

そもそも請求書とは

まずは、請求書の役割と記載する事項、請求書と領収書の違いについて解説します。

請求書の役割

請求書は提供した商品やサービスの代金を設定した期日までに支払うことを求める書類です。請求書は、金額や取引内容、振込先などの重要事項を記載するため、請求忘れや支払い金額の誤りを防ぐことができ、収支の証明にも便利です。

他にも取引において「見積書」「納品書」「領収書」といった書類がありますが、いずれも重要な書類であり、発行によって安心して取引ができる点がメリットといえます。

請求書に記載する項目

請求書のフォーマットに決まりはありませんが、最低限必要な項目として下記が挙げられます。

・宛名
・発行日
・請求者の氏名
・取引年月日
・取引内容
・取引金額

・振込先(金融機関名・支店名・口座番号・口座名義・口座の種類)
・振込期限
・振込手数料の負担

請求先は、法人と個人によって敬称が異なります。法人に請求する場合は「御中」、個人に請求する場合は「様」と記載しましょう。また、請求書を紙で郵送している場合、請求書をPDF化してメールで送る必要があるかどうかも、あらかじめ確認しておくとスムーズです。

請求書と領収書の違い

請求書は代金の回収が目的です。商品やサービスの代金支払いを求めるために発行します。一方、領収書は、請求書に記載した代金を回収した旨を証明する書類です。現金の授受を証明するものであり、相手から領収書を求められた場合は発行の義務が生じます。

また、請求書に収入印紙の貼付は不要ですが、領収書の記載金額が5万円以上になると、金額に応じた収入印紙が必要です。ただし、請求と同時に支払いが行われ「請求書兼領収書」として発行する場合は、収入印紙が必要になるケースがあります。

請求書の紛失による再発行の対応

請求書の紛失により、相手から再発行を求められた際の手順と、送付状の書き方を解説します。

再発行の手順

紛失により請求書を再発行する手順は、次の通りです。

1.取引データを確認する
2.請求書を再作成する
3.再作成した請求書と送付状を送る

まずは、再発行するために実際の取引データを確認します。そして、取引データをもとに再度請求書を作成・送付します。再発行した請求書には、「再発行」と明記しておくとわかりやすくなります。送付状は必ずしも必要ではありませんが、マナーとして添えるのが好ましいでしょう。

送付状の例文

再発行した請求書を送付する場合、送付状にはどのようなことを記載するのでしょうか。以下に例文を紹介します。

令和○年○月○日

株式会社○○○
○○ ○○○様

株式会社△△△
担当 ○○○○

請求書送付の件

貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

先日お問い合わせいただきました請求書を送付致します。同封致しました請求書は「再発行」となるため、請求書がお手元にございました際には、お差し替えの上、破棄いただきますようお願い申し上げます。

また、支払期限日までのご入金を何卒、宜しくお願い致します。

請求書1枚

以上

 

請求書内容の誤りに気付いたときの再発行の対応

請求書の内容が間違っていたケースも考えられます。この場合に請求書を再発行する手順と、送付状について説明します。

再発行の手順

請求書の内容に不備があった際の手順は、次の通りです。

1.速やかに相手に連絡して謝罪する
2.訂正して再発行することを伝え、誤りのある請求書の破棄をお願いする
3.訂正した請求書を再作成する
4.送付状を同封して、送付する

相手へ連絡し、請求書の内容に不備があったことを伝えます。連絡が遅くなるとトラブルにつながる恐れがあるため、できるだけ早い対応が望ましいでしょう。謝罪した上で、正しい内容の請求書を再発行する旨を伝えてください。

送付状の例文

まずは請求書の不備について謝罪します。以下は例文です。

 

令和○年○月○日

株式会社○○○
○○ ○○○様

株式会社△△△
担当 ○○○○

請求書誤記の件について

平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

先日お送りさせていただいた請求書No.○○-○○○について一部不備があり、ご迷惑をおかけ致しますこと心よりお詫び申し上げます。つきましては、訂正した請求書を同封しますので、ご査収のほど宜しくお願い致します。

大変お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄いただきますよう、お願い致します。

今後はこのようなことがないよう注意を払ってまいりますので、引き続き、何卒宜しくお願い致します。

請求書1枚

以上

 

請求書内容の誤りを指摘されたときの再発行の対応

請求書内容の誤りを指摘された場合は、とくに迅速な対応を心がけましょう。再発行の手順と同封すべき送付状について説明します。

再発行の手順

請求書内容の不備を指摘された際の手順は、次の通りです。

1.指摘された請求内容を確認する
2.不備がある場合は、速やかに謝罪する
3.訂正した請求書を再発行する
4.不備のある請求書の破棄をお願いする
5.訂正した請求書と送付書を送る

請求書の控えまたは取引データを元に、指摘された箇所を確認します。指摘の通りに不備がある場合は謝罪した上で、早急に請求書を再発行しましょう。

送付状の例文

前項と同様に、まずは請求書の不備について謝罪します。以下は例文です。

 

令和○年○月○日

株式会社○○○
○○ ○○○様

株式会社△△△
担当 ○○○○

請求書誤記の件について

平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

先日お問い合わせいただいた請求書No.○○-○○○の内容に誤りがあったこと、深くお詫び申し上げます。つきましては、内容を訂正した請求書を再発行致しましたので、同封させていただきます。

大変お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄いただきますよう、お願い致します。

今後はこのようなことがないよう注意を払ってまいりますので、引き続き、何卒宜しくお願い致します。

請求書1枚

以上

 

請求書を再発行するときの注意点

請求書を再発行する際には注意すべきことがあります。注意点を確認し相手に失礼がないよう、スムーズに再発行できるようにしましょう。

二重請求にならないようにする

請求書を再発行した際は、二重請求にならないように注意が必要です。二重請求はトラブルのきっかけになることに加えて、「信用を失う」「契約更新がされなくなる」など今後のビジネスにも大きな影響を及ぼしかねません。二重請求を防ぐためには、次のような方法が有効です。

・「再発行」を明記する
・管理番号をつける
・クラウドツールで管理する
・請求したことが確認できるようにマニュアルを作る

あらかじめルールを決めておくと、担当者以外でも対応しやすくなります。

請求書の再発行には早急に対応する

請求書に不備があった際の対応は信用に関わるため、できるだけ早急に再発行しましょう。締め日や支払期日が迫っているケースが多いため、双方に不利益が生じる可能性があります。また、自社が誤って記載した請求書により代金が支払われた場合には、後処理が発生することも考えられるでしょう。

もし、請求書の再発行に時間がかかる場合は、あらかじめ先方へ伝えておくと安心です。郵送では配達されるまでに数日を要するため、PDFで送付するまたは直接届けるなどの対策が好ましいでしょう。

ルールに従って訂正する

請求書に不備があった際には、原則として再発行が望ましいといえます。メールや電話にてお詫びし、再発行する旨を伝えましょう。二重線によって訂正する方法もありますが、請求書では避けることが好ましいです。

修正ペンや修正テープを使って訂正することも避けましょう。また、請求書は取引を証明する「証憑書類」とされ「信書」扱いとなるため、メール便や宅配便ではなく普通郵便で送付することが推奨されます。

発行日は再発行前の請求書と同じにする

請求書を再発行するときの発行日は、再発行前と同じにすることが大切です。もし、再発行日にする場合は、欄外に最初の発行日を明記しておきましょう。

また、支払期日を過ぎていたときにも日付は変更せず、最初に請求書へ記した支払期日を記載します。支払期限を延長する場合は、送付状で伝えましょう。

取引先のミスであっても丁寧に対応する

請求書を再発行する理由が紛失など、先方のミスや責任であっても丁寧に対応することが大切です。

相手のミスだと思っていても、確認してみると自社のミスだったというケースも考えられます。自社のミスによる再発行の場合は、請求書に同封する送付状にミスの内容を、わかりやすく記載することが好ましいです。

請求書の発行にはWebがおすすめ

請求書はWebでの作成・発行がおすすめです。請求書に不備がある、あるいは内容の変更が必要なときでも、Webなら再発行がスムーズに行えます。業務効率化やミス防止にもつながるでしょう。

紙の請求書では印刷代・封筒代・切手代・郵送代といった経費が発生しますが、ペーパーレス化によりコスト削減も期待できます。大量の請求書を管理するスペースも不要になるため、管理コストの削減も実現できるでしょう。さらに請求書をメールに添付して送れるため、やり取りがスムーズです。

まとめ

請求書の再発行にはさまざまなケースが考えられますが、いずれも迅速・丁寧な対応が求められます。二重請求や発行日などに注意し、ルールに沿って請求書を再発行することが、今後のスムーズな取引にもつながります。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、見積書から請求書までをクラウド上で簡単に作成・共有できるサービスです。作成した書類は、ワンクリックで電子送付が可能です。また、書類の印刷から封入、投函までを丸ごと代行依頼できる郵送代行機能も備わっているため、一部電子送付が難しい取引先があっても安心です。請求書の電子化をご検討されている方は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。

サービス紹介資料をダウンロードする(無料)

記事についての回答は致しかねます。
請求書
請求書
郵送サービス
郵送サービス
支払い
支払い
請求書
売上レポート
入金管理
入金管理
連携
連携

請求業務をクラウド&AI化して、
社内リソースをコアビジネスへ。

もし、請求業務に労力を奪われているなら、
それが会社の成長を鈍らせている原因かもしれません。

無料で試してみる

幅広い企業層に支持されています

あびるやすみつ 様
代表取締役
AbiStudio.com株式会社

請求書の発行や郵送は部下に依頼していたのですが、スタッフがみんな忙しくなってきて「郵便物は自分で出しやがれ」的な雰囲気を察知したので、いやいや自分で郵送していました。MakeLeapsさんを知ったときは「これだっ」て思いましたね。封筒も切手も買いに行かなくていいですし、住所を書いたりプリントアウトする必要もなし。実際に数ヶ月利用してみたら、便利すぎて死ぬかと思いました。今後もバーチャル秘書としてよろしくお願いします。

鴨志田由貴 様
代表取締役/作戦本部長
作戦本部株式会社

日本の中小企業の90%以上はエクセルで管理していて僕自身もそうでした。他社サービスもいろいろ比較検討した結果、当然一長一短はあるのですが、見やすさ、使いやすさという点で圧倒的にMakeLeapsでした。請求書を代理で発行して欲しい。という人は今後の働き方が多様化する上では非常に需要のあるサービスだと思いますし、その他の見積・請求書を作成する上でわかりやすいUIが非常に気に入ってます。これから更なるサービスの拡充を図るとも思いますので、使いながら応援していこうと思っております!

藤本崇 様
CEO
株式会社IntheStreet

お客様に請求書を送ったり、フリーランサーの方から請求書を受け取ったりと、両方のエンドでMakeLeapsを使わせて貰っています。請求書の枚数自体はそんなにニーズがある方では無いのですが、数少ない出番だからこそ、入力が簡単であったり、カスタマイズと汎用性のどちらの面もそろえたフレキシビリティがなどが良いですね。ずばり便利なサービスです!

の提供で

見積・請求書の作成苦労から
解放致します

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。