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【請求書の書き方マニュアル】 請求書の作成から送付までまるわかり!
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請求書(人件費)の書き方マニュアル、作る際の注意点など

請求書(人件費)の書き方マニュアル、作る際の注意点など クライアントに人件費の請求をしたい時に、どういった書き方をして請求書を作ればよいのかわからない方もいるでしょう。この記事では、請求書の記載項目ごとの書き方や請求書を […]。

請求書(人件費)の書き方マニュアル、作る際の注意点など

クライアントに人件費の請求をしたい時に、どういった書き方をして請求書を作ればよいのかわからない方もいるでしょう。この記事では、請求書の記載項目ごとの書き方や請求書を送る際の注意点になどついて解説します。ぜひ参考にしてください。

人件費とは

人件費とは企業の経費の一つであり、社員の労働に支払われる給与や手当なども含まれています。

人件費には以下が含まれます。

・給与
・各種手当
・賞与
・退職一時金
・社会保険料
・福利厚生費
・通勤定期券代
など

範囲は広く様々なものが含まれているために、前もって確認をしておく必要があります。

人件費と記載して請求する業種

人件費と記載するかしないかは、業種によって異なります。全ての業種が人件費と記載するわけではありません。たとえば、イベントオーガナイザーや引っ越しなどの仕事の場合は人件費と記載します。しかし、アニメーターの場合は制作費、講演の場合は講演費などを用います。

一般的に人件費の単価を決めて、関わった人数分を請求することが多いでしょう。基本的に人件費と記載しなければならないという決まりはなく、相手に伝わる記載方法であることが大切です。

人件費と人工(にんく)の違い

人件費と同様に使われる言葉に人工(にんく)があります。人工とは、作業する人の労働力を意味しており、人件費と合わせて使うことが多いです。人件費が3万円で2人工が必要という場合は6万円が必要になります。元々は建設現場で使われる単位であり、システムを作る現場でも使われることもあります。

人件費を請求したい時の請求書の作り方・書き方

人件費を請求したい時の請求書の作り方や書き方について、以下にて手順を解説します。

請求書の宛先

請求書を誰に送るのかを明確に書きましょう。宛先を書く時は、様と御中の敬称に注意をして書くようにします。2つの違いは、担当者個人へ送る場合には「様」をつけますが、会社や屋号、部署のように組織単位宛に送る場合には「御中」を使います。

例1
株式会社〇〇御中
株式会社〇〇営業部御中

※組織宛の場合は御中

例2
株式会社〇〇経理部〇〇様

※個人の場合は様をつける

例(間違い)
株式会社〇〇様
株式会社〇〇経理部〇〇御中

請求日(発行日)

請求日は請求書を作った日ではなく、発行する日を記載しましょう。請求書は作った後にクライアントへ送る必要がありますが、送付日を記載するのであって、作成日ではありません。クライアントによっては請求日を指定されることもあるため、請求日が契約紙面に書いてあるか確認が必要です。また、請求書を送る前には間違いがないか確認しましょう。

請求書番号

請求書には念のため請求番号を振るのがよいでしょう。書類は一枚二枚ではなく複数送ることがほとんどなので、後で振り返りをする際に探しやすくなります。請求書作成サービスなどを使えば、自動で振り分けられるため、検索をするとすぐに出てきます。

請求者

請求書には請求者の情報を書く必要があります。誰が請求したのかわかるように自分の氏名や会社名、屋号名を書くようにしましょう。さらに、書いたものと同じ、代表者個人の印鑑や屋号の印鑑を押すようにします。

請求金額

自分が受注し行った仕事をいくらで請求するのか、金額を書きます。金額を間違えると、入金後に再度入金が必要になり、余計な手数料も発生します。そのため、請求明細と同じ金額になっているかをダブルチェックしましょう。

請求内容

請求内容は相手が請求書を見たときに、何の商品・サービスの請求をされているのかわかるように明記しましょう。クライアントによっては税金の関係で、品番や品目を指定したいと言われることもあるので事前確認をするとよいです。

数量

商品やサービスの数量を書きます。商品であれば個、記事であれば本など、物によって助数詞は変わります。請求書によっては、数量の助数詞を書かずに、「1」「2」といったように数量だけ書くこともあります。

金額

商品やサービスの1単位あたりの単価を書きます。単価は商品やサービスの1単位あたりの単価、金額は商品やサービスの単価を数量で掛けた合計金額、小計には消費税と源泉徴収を抜いた合計金額を書きます。一般的に単価、金額、小計は税抜き表示で書くことが多いです。

消費税

小計に対する消費税額を記載します。消費税は内税か外税かを忘れずに書くようにしましょう。内税は本体の価格と税額で金額を表示しますが、外税は表示している金額と別に消費税を表示します。どちらにするのかは契約内容や契約書などを参考にして、確認をしてから書きます。

軽減税率対象外の品目(10%)や軽減税率の対象品目(8%)がある場合は、小計を分けてそれぞれに入力しましょう。

課税事業者と免税事業者

課税事業者は消費税を納税する義務がある事業者のことを言います。対して、基準期間の課税売上高が1000万以下、消費税を納税する義務がない事業者が免税事業者です。基準期間内の課税売上高が1000万以下であった場合でも、特定期間の課税売上高が1000万を越す場合は課税事業者となります。

免税事業者は消費税を請求できるのか

自身が免税事業者の場合は、免税対象者であるために、クライアントに請求をしていいのか迷う方もいるでしょう。しかし、免税事業者であっても消費税の請求は可能です。クライアントが課税事業者でも免税事業者どちらにも関わらず請求ができます。

源泉徴収

源泉徴収とは毎月の給与から税金を引いて納税する制度です。通常サラリーマンは給料をもらった際に、源泉徴収を引かれた給料が振り込まれます。個人事業主やフリーランスは自らで確定申告をしないといけないので、報酬を受け取った場合に、源泉徴収をされているか確認をする必要があります。

源泉徴収をよく知らない場合、余分に税金を納めてしまうこともあるため注意が必要です。人件費の場合は源泉徴収を必ず書く必要はありません。心配な場合、国税庁のページには源泉徴収が必要なことについて書かれているため、確認しておくとよいでしょう。

源泉徴収の計算方法

源泉徴収の計算の仕方を下記します。

請求額が100万円以下の場合:「支払金額 × 10.21%」
請求額が100万円を超える場合:「(支払金額-100万円)×20.42%+102,100円」

10.21%は所得税率の10%に復興税(復興特別所得税)率の0.21%を加えた税率です。2011年の東日本大震災から復興に使うために創設された税金です。

特記事項

特記事項は請求書がほとんど数字や決められた名称を書くのに対して、伝えたいことを自由に書ける欄です。銀行に振り込みで報酬を渡すことが多いため、手数料をどちらが持つのかも書いておくとよいです。

クライアント側が手数料を負担する際には、「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担願います。」などの文言を一言添えておくと、相手にとっても快く受け入れてもらいやすいでしょう。

振込先

振り込んでもらうための銀行口座を書きます。1つだけの口座を書く場合もあれば、クライアントに選んでもらうために、複数の口座を書く場合もあります。また、銀行名や支店名だけではなく、銀行コード、支店コードを合わせて載せることでミスを減らせます。

支払期日

支払期日は載せる場合と載せない場合があります。しかし一般的には、あらかじめ取引先と合意した期日を記載します。見積書や契約書などの情報を参考にして正確に記載しましょう。

請求書を作る際に注意する点

請求書を作る際に注意するべき点について以下で解説します。作成時の要注意ポイントとして参考にしてください。

請求書を発行する日付

一般的に、取引先が法人の場合、決められた締め日で区切ってから、毎月1回の支払日を設定していることが多いため、その日に合わせて請求書を発行します。そのために、前もって締め日を確認してから日付を決めましょう。締め日を過ぎた場合は、翌月分になってしまい、思っている日に入金してもらえないこともあるため注意が必要です。

入金額の最終チェックをする

消費税や手数料、源泉徴収などを含めた入金額の最終チェックをしましょう。単純な合計金額ではなく、手数料などで引かれている場合があります。入金額に関係しているものを紙面にも書いておき、確認をしておくと後からのトラブルが減ります。

消費税、インボイス制度

2023年からはインボイス制度(適格請求書等保存方式)が開始されます。。所定の条件を満たした請求書をインボイスといい、消費税が複数税率になったことによる計算ミスや不正を防止するために導入されます。請求書には、適格請求書発行事業者の登録番号を載せる必要があり、その場合にのみ法律上の有効性が認められます。

また、課税事業者は前もって適格請求書発行事業者の登録をする必要があります。この登録をしていない場合には、発行した請求書は法的に認められることはありません。現状の売上が少ない場合も、2023年までに適格請求書発行事業者登録をするのか検討をした方がよいでしょう。

源泉徴収を書いた方がいいのか

源泉徴収を書いた方がいいのか、請求書を作っている時に困ることがあると言われます。源泉徴収は書いていないと忘れられることがあり、振り込んでもらってから、源泉徴収票分だけをもらうというのは現実的ではありません。催促することで、クライアントからも嫌がられる可能性があるため、最初から請求書に記載し、トラブルを防ぐようにしましょう。

まとめ

人件費を請求する場合の請求書の書き方について解説しました。人件費を請求する業種とそうでない場合がありますが、特段相手がわかるような書き方であれば決まりはありません。請求書を作って送る際には、入金額や発行する日付などに注意をしましょう。基本的なことを押さえておけばトラブルを起こさず、円滑な請求ができるはずです。

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