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請求書を電子化するメリット・デメリットとは|電子帳簿保存法のポイントを確認

請求書を電子化するメリット・デメリットとは|電子帳簿保存法のポイントを確認 さまざまな書類の電子化に取り組む企業が増える中、その一環として請求書の電子化を進める企業も少なくありません。請求書の電子化はコスト削減や業務効率 […]。

請求書を電子化するメリット・デメリットとは|電子帳簿保存法のポイントを確認

さまざまな書類の電子化に取り組む企業が増える中、その一環として請求書の電子化を進める企業も少なくありません。請求書の電子化はコスト削減や業務効率の向上など、さまざまなメリットが期待できる取り組みです。

本記事では、請求書を電子化することによるメリットやデメリットを、法的根拠や導入する際の注意点などとあわせて解説します。是非参考にしてください。

請求書の電子化とは

そもそも電子化とは、これまで紙媒体で送付または受領していた書類を電子媒体に移行することをいいます。そして、請求書の電子化とは従来、紙で郵送していた請求書をメールやクラウドサービスなどを使い、電子送付へ切り替えることを指します。

請求書の電子化は法的に認められている

請求書の電子化は、法律でも認められている保存方法です。ただし、適切な電子化を行うためには、法律で定められたルールを守らなければなりません。そこで、ここでは、電子化を行う場合に押さえておくべき法律と制度を紹介します。

電子帳簿保存法とは

国税庁が管轄している法律で、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。電子帳簿保存法が施行されたのは1998年ですが、その後何度か改正され、2022年2月時点では2022年1月に改正されたものが最新です。

電子帳簿保存法において、電子データの保存は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの種類に区分されています。

電子帳簿等保存はパソコンで作成した帳簿や書類、スキャナ保存は紙で作成または受領した書類、電子取引はメールなどで送受信された取引情報が対象です。

e-文書法とは

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称です。「電子文書法」ともいいます。

文書の保存や作成、閲覧などを、電子データで行うことについて認める法律で、国税関係の帳簿や書類、電子取引が対象の電子帳簿保存法とは異なり、多岐にわたる文書が対象になっています。また、施行されたのは2005年4月で各省庁が管轄しています。

そのため、各省庁で法律における要件は変わりますが、経済産業省が定義するクリアすべき要件は、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つです。

インボイス制度とは

取引の際には、一定の要件を満たしたインボイス(適格請求書)の、交付や保存を行うことを定めた制度で、2023年10月1日から導入が予定されています。インボイスとは適用税率や消費税額などが正確にわかるように記載された、請求書などの書類やデータです。

日本では2019年10月に、消費税の複数税率制度が施行され、8%と10%の2種類の消費税率が併存することになりました。これにより、消費税率が8%となる対象品目を扱う事業者は、仕入と販売でかかる税率が異なります。

このような税率に差が出る場合に起こりやすくなる、計算ミスや不正を防ぐために導入されるのがインボイス制度です。ただし、インボイスを発行するためには適格請求書発行事業者の登録が必要で、登録できるのは消費税の課税事業者のみとなります。

※参考:インボイス制度とは?売り手側・買い手側が準備すべきこと|MakeLeaps

 

請求書を電子化するメリットを解説

請求書の電子化にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、主なメリットを5つ紹介します。

コスト・スペースの削減が可能

請求書を電子化すると、紙の使用が減るためペーパーレス化が進みます。請求書を紙で用意する場合、作成時には印刷や押印が、取引先に請求書を渡す際には紙折りや封入などの郵送作業が必要です。しかし、請求書を電子化すれば印刷も郵送も不要のため、コピー用紙代や印刷代、郵送代もかからずコストの大幅な削減に期待が持てます。

さらに、保存する書類が減れば収納スペースの削減も可能です。

作業効率がアップする

紙の請求書を発行する場合、投函するまでにいくつものステップを踏まなければなりません。まず、請求書を印刷し発行者を証明する印鑑を押す必要があります。さらに、封筒に入るサイズに請求書などを折って封入したら、切手の貼り付けも行わなければなりません。

電子で請求書を発行する場合もやるべき作業はありますが、紙の請求書を作成する手間に比べると格段に少なくて済みます。そのため、請求書を電子化すると、作業にかかる手間や作業時間の大幅な短縮にも期待が持てます。

送受信のチェックがしやすい

電子送付であれば、履歴でいつでも確認できます。また、自分はしっかり送付していても、相手側が請求書を見逃していないか気になる場合もあるでしょう。

そのようなときには、相手側が請求書を確認済みかチェックできるシステムもあるため、そのシステムを利用するのも方法です。

再発行・修正にスピーディに対応できる

請求書の再発行や修正が必要となったとき、紙の請求書だと郵送になるため、新たに作成した後、先方に届くまでにそれなりの時間がかかります。

一方、電子化した請求書ならすぐに電子送付できるため、郵送ほどリードタイムはかかりません。発行してから相手の手元に届くまでの時間を短縮できる上、再発行や修正の手間も軽減され人的コストも削減されます。

テレワーク中でも請求書の対応が可能

紙の請求書を送るためには、印刷や押印をした上で封入作業を行わなければならず、請求書を発行するためには出社が必要です。一方、電子化した請求書であれば印刷や押印などが不要のため、請求書の発行のために出社する必要はありません。

請求書発行に関する一連の作業をオンライン上で完結できるようになるため、請求書の電子化は、テレワークを導入している企業にもおすすめです。

請求書を電子化する際のデメリット・注意点とは

さまざまなメリットが期待できる請求書の電子化ですが、デメリットや注意点もあるため把握しておきましょう。

導入コストが発生する

請求書を電子化しWeb上で発行などをする場合にはシステムの導入が便利ですが、システムを導入するためには自社業務の現状や課題を可視化し、課題解決につながるサービスを選定するなどの人的コストが発生します。

ただし、システムを導入すれば作業負担は減り、人件費を抑えられる可能性は高まります。人件費の軽減は長いスパンで見ると有効なコストの削減策です。

電子帳簿保存法の要件を理解しなければいけない

電子帳簿保存法により、電子取引データを保存する場合には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を、ともに満たさなければなりません。

真実性の確保とは「法定保存期間、改ざん等がされていないことの証明できる状態を確保すること」です。一方、可視化の確保は「税務調査時に必要な情報を探して確認できる状態を確保すること」が求められています。

また、保存の際には、従来の内容を改正し2022年1月に施行された直近の法律に従うことが必要です。改正によって緩和された保存要件がある一方、要件を満たさずに電子化を行っていた場合の罰則も強化されているため、しっかりと理解しておく必要があります。

請求書の電子化を、罰則を受けずに正しく実施するためには、電子帳簿保存法の要件を満たしたクラウドサービスの活用が便利です。

紙媒体を好む取引先がいる可能性がある

自社で電子化を進めても、請求書を受け取る取引先が電子化に対応しなければ、実際の電子化は実現しません。取引先が紙の請求書を希望する場合には、電子化を進める理由や電子化により取引先が受けられるメリットなどを、具体的に説明することが大切です。

ただし、一部の取引先が紙の請求書を続けることになっても、その他の取引先への請求書が電子化できていれば、請求業務にかかる負担の軽減はできるため十分なメリットはあります。

電子化した請求書を受け取るメリット

電子化した請求書の受取側にとってのメリットは、主に3つあります。1つ目は請求書の受取がスムーズになることです。電子取引データならメールなどで即座に受け取れるため、発行日と受取日に大きなタイムラグができません。

2つ目はデータの検索機能などの利用で過去の請求書が探しやすくなり、業務が効率化すること、3つ目は紙の書類だと必要となる保存のための物理的スペースが、不要になることです。

万全なセキュリティ対策が必須

機密性の高い情報が含まれている可能性のある請求書は万全なセキュリティ対策が必要です。例えば、保護設定をしたPDFなど、改ざんできないフォーマットを利用して請求書を作成するのもよいでしょう。

また、請求書を添付ファイルでメール送信する場合、添付ファイルにパスワードを付けることも大切です。さらに、セキュリティ面が優れたクラウドサービスを利用するなど、外部からの不正なアクセスを防ぐ対策を取っておくことも重要となります。

会社の請求書を電子化する方法・流れ

請求書の電子化はしっかり準備をした上で徐々に進めていくことが大切です。まず、自社の請求業務の現状や課題を整理し、課題の解決につながるクラウドサービスなどのシステムを選びましょう。

その後は取引先に請求書を電子化する旨を案内しますが、案内すると取引先から電子化について問い合わせがくる可能性もあります。そのため、スムーズに対応できる体制を事前に整えておかなければなりません。

例えば、想定される質問の回答やツールの使い方などをまとめたマニュアルなどを作成しておくと便利です。

まとめ

請求書の手作業による発行は手間や時間がかかるだけではなく、ミスも起こりやすくなります。しかし請求書の電子化に取り組むことで、作業負担やコストの削減を実現することが可能です。

作成した書類をワンクリックで電子送付できます。また、書類の印刷から封入、投函までを丸ごと代行依頼できる郵送代行機能も備わっているため、一部電子送付が難しい取引先があっても安心です。さらに、「MakeLeaps」は改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しており、法律に則った書類の電子保存が可能です。

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