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請求書の控えは7年保存?効率的な管理方法や基本的な注意点を解説

請求書の控えは7年保存?効率的な管理方法や基本的な注意点を解説 企業や個人事業主は、請求書の控えをきちんと管理しなければなりません。しかし、請求書の控えの枚数が多い場合、効率的な管理方法について悩むケースもあるでしょう。

請求書の控えは7年保存?効率的な管理方法や基本的な注意点を解説

企業や個人事業主は、請求書の控えをきちんと管理しなければなりません。しかし、請求書の控えの枚数が多い場合、効率的な管理方法について悩むケースもあるでしょう。この記事では、請求書の控えの管理について悩んでいる人に向けて、効率的な管理方法を解説します。注意点についても解説するため、ぜひ役立ててください。

そもそも請求書の控えとは

請求書の控えとは、取引先から受け取った請求書はもちろん、自社が外部へ向けて発行した請求書の控えのことも指します。

請求書の控えの保存は義務となっており、定められた年数が経過する前に処分すれば問題になります。請求書の控えを保存すべき期間は法人と個人でそれぞれ異なるため、注意しましょう。

法人の保存期間は7年であるのに対し、個人の保存期間は5年です。ただし、例外として通常よりも長く保存しなければならないケースもあります。

インボイス制度の保存期間は7年

インボイス制度とは、記載義務を守っている請求書を発行して消費税を計算し、正しく納付するための制度です。インボイス制度においては、請求書の保存期間が7年と定められています。発行側と受取側の両方が、請求書の控えを7年間保存することが義務付けられています。

インボイス制度は2023年10月1日から導入されるため、それまでに準備を整えておかなければなりません。請求書に記載すべき内容についても、よく確認しておきましょう。

請求書の控えの管理方法を紹介

請求書の控えはどのように管理すればいいのでしょうか。ここでは、具体的な管理方法について解説します。

紙で管理するのが一般的

請求書は紙で管理するのが基本です。以下で具体的に解説します。

取引先が発行した請求書の管理方法

取引先が発行した請求書を受け取ったら、まずは未確認の請求書として見落とさないように管理する必要があります。内容をチェックして問題がなければ確認済みとし、ほかの請求書とともに管理しましょう。

その後、請求書に基づいて支払いが完了したら、その旨がわかるように記載して保存します。後から確認が必要になるケースもあるため、いつでもすぐに見つけられるように保存しておくことが大切です。

自社が発行した請求書の管理方法

自社で請求書を発行した場合は、発行後すぐに入金待ちの請求書として管理しましょう。入金を確認できたらその旨がわかるように記載し、入金済の請求書として保存してください。必要に応じて確認できるよう、きちんと分類して保存する必要があります。

なお、請求日を過ぎても入金を確認できないときは、未入金の請求書として管理します。取引先に連絡を入れ、早期の入金を促してください。

紙の請求書を管理する際のポイント

紙の請求書は、後から確認したい場合に備えて保存する必要があります。分類せずに請求書を管理していると、時間が経てばどこにあるのかわかりづらくなります。後から確認しやすくするには、月別や取引先別にわけて保存することが大切です。それぞれファイルをわけると、必要な請求書をいつでもスムーズに探し出せるようになります。

また、請求書は一定期間が経てば処分しても構いません。義務付けられている保存期間を考慮し、どのタイミングで処分するか決めておきましょう。紙の請求書をすべて保存しておこうとすると、たくさんの場所が必要になります。古くなり必要なくなった請求書は処分し、余計なスペースをとらないようにすべきです。

電子データで管理できる場合もある

請求書は電子データによる保存が可能な場合もあります。電子帳簿保存法により、領収書、請求書、納品書などの電子データによる保存が認められているためです。電子帳簿保存法では、帳簿や書類の電子データによる保存について要件を定めています。具体的な要件について以下で解説します。

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存について要件を定めています。以前は対象となる帳簿は、税務署長による事前承認を受けたうえで電子データ保存する必要がありました。しかし現在では、承認を受けなくても電子データで保存できるようになっています。

また、優良な電子帳簿に対しては、過少申告加算税の軽減措置が設けられました。優良な電子帳簿としての要件を満たして届出書を提出している場合、万が一申告漏れが発生しても過少申告加算税が5%軽減されます。

さらに、最低限の要件を満たす電子帳簿であっても、電子データによる保存が認められるようになりました。帳簿が複式簿記で記録されている場合、基本的に電子データとして保存が可能です。

スキャナ保存の要件

帳簿や書類の電子データ化においては、スキャナ保存も可能です。電子帳簿保存法ではスキャナ保存の要件についても定めており、電子帳簿等保存と同様、税務署長による事前承認制度は廃止されています。

また、スキャナ保存した書類の信憑性を示すためのタイムスタンプの要件も緩和されました。同時に検索についての要件も緩和されています。さらに、適正事務処理要件も廃止され、スキャナ保存にかかる手間も軽減されています。

ただし、スキャナ保存された電子データに不正があった場合、重加算税が加算されることになりました。重加算税の対象になるのは隠蔽や仮装された事実があったときです。

電子取引データの要件

電子取引データについても要件が緩和されています。具体的には、スキャナ保存と同様にタイムスタンプの付与期間と検索要件についての定めが変更されました。

また、基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者については税務職員の求めに応じて電子取引データをダウンロードできるようにしている場合、検索要件を満たす必要がないと定められています。

適切な保存を担保する措置についても見直しが行われ、電子取引データを出力した書類の保存により、電子取引データの保存を代替する方法は廃止されました。また、電子取引データについて隠蔽や仮装された事実があった際に重加算税が加算されることになっています。

請求書の控えなどを管理する際の注意点とは

請求書の控えを管理するうえでは注意点もあります。ここでは、具体的な注意点を解説します。

請求書番号をうまく活用する

請求書は膨大な枚数になる場合も多いため、管理に手間がかかります。スムーズかつ着実に請求書を管理するには、請求書番号をうまく活用するのがおすすめです。すべての請求書に通し番号をつけ、発行順に管理できるようにします。

請求書番号がついていれば、社内における確認漏れを防止できます。また、取引先とやり取りする際も、請求書番号があると行き違いを防ぐことが可能です。

請求書番号は任意でつけるため、採番のルールは自由に設定できます。たとえば、取引先を管理するためのコードと日付を組みあわせているケースもあります。社内でルールを定め、請求書を着実に管理できる体制を整えましょう。

感熱紙でできたレシートは対策が必要

レシートは感熱紙により発行されている場合が多いです。感熱紙は時間が経つと印刷が消える恐れがあるため、保存する際は注意しなければなりません。後から確認できなくなると困るため、レシートを保存する際に対策を取り入れることが大切です。

経費の証明のためのレシートであれば、原本でなくても根拠資料として使用できます。そのため、レシートをコピーしておくといいでしょう。また、レシートの日付や金額などを書き写し、レシートの印刷が消えても確認できるようにしておく方法もあります。

より簡単にレシートの内容を保存するには、電子化がおすすめです。レシートを電子化すれば、いつでも着実に内容を確認できます。

まとめ

請求書の控えは適切に管理して保存する必要があります。電子帳簿保存法に基づいて電子データによる保存が可能な場合もあるため、適切な方法で管理しましょう。ただし、請求書をエクセルで発行していると、ヒューマンエラーなどミスも起こります。効率的に請求書を発行・管理するには、専用の請求管理サービスを導入するのがおすすめです。

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