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電子帳簿保存法とタイムスタンプを詳細解説!2022年法改正のポイントも

電子帳簿保存法とタイムスタンプを詳細解説!2022年法改正のポイントも 電子帳簿保存法によって、タイムスタンプを活用し書類の電子保存に取り組む企業が増えてきています。2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行されたため、 […]。

電子帳簿保存法とタイムスタンプを詳細解説!2022年法改正のポイントも

電子帳簿保存法によって、タイムスタンプを活用し書類の電子保存に取り組む企業が増えてきています。2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行されたため、新たな要件への対応を迫られている担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、タイムスタンプの概要や2022年の法改正の内容などを解説します。ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法の基礎知識

そもそも電子帳簿保存法とは、どのような法律なのでしょうか。概要やデータ保存できる書類などについて解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、一定のルールのもとで帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)による保存することを認める法律です。電子メールなどで授受した書類も対象になります。

電子データによる保存は、以下の3つに区分されています。

・電子帳簿等保存:会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類を電子データのまま保存
・スキャナ保存:紙で作成または受領した書類をスキャンして画像データとして保存
・電子取引:電子メールやクラウドサービスなどの電磁的方式で授受した取引情報の保存

電子帳簿保存法によって帳簿や書類を紙ではなく電子データで保存することが認められているため、ペーパーレス化の促進や業務の負担軽減につながることが期待されています。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

 

電子帳簿保存法によりデータ保存できる文書

電子帳簿保存法で電子データ保存ができる主な書類は、以下の表のとおりです。

 

保存の対象になっている文書

国税関係帳簿

・仕入台帳
・売上台帳
・仕訳帳 など

国税関係書類

・決算関係書類:自己が発行した貸借対照表、損益計算書、棚卸表 など
・取引関係書類:自己が発行した領収書控、請求書控、納品書控 など
・取引関係書類:相手方から受領した領収書、請求書、納品書 など

電子取引に関するデータ
(受送信した情報)

・メールデータ
・EDI取引データ
・電子契約データ など

 

タイムスタンプの基礎知識

タイムスタンプとは、電子文書がある時刻に存在していたこと、以降に電子文書が改ざんされていないことを証明する技術のことです。タイムスタンプには、「時刻情報」と「ハッシュ値」が記載されています。

ハッシュ値とは、個々の電子ファイルの指紋のようなものです。予測しにくい一定の長さの文字列のデータになっていて、メッセージダイジェストとも呼ばれています。

※参考:タイムスタンプのしくみ|一般財団法人 日本データ通信協会

タイムスタンプの目的

タイムスタンプの目的としては、「存在証明」と「非改ざん証明」の2つがあります。

・存在証明:電子文書がタイムスタンプに刻印された時刻よりも前に存在していたこと
・非改ざん証明:タイムスタンプが付与された日時以降に電子文書が改ざんされていないこと

第三者機関である時刻認証業務認定事業者(TSA)がタイプスタンプを付与することで、より信頼性の高い電子文書であることを証明できます。

※参考:タイムスタンプのしくみ|一般財団法人 日本データ通信協会

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプは、下記の3つの過程から構成されています。

・要求:利用者が原本データのハッシュ値を時刻認証業務認定事業者に送付
・発行:時刻認証業務認定事業者がタイムスタンプを利用者に送付
・検証:原本データのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較し、一致していればタイムスタンプを付与した日時以降に改ざんされていないことを証明できる

時刻認証業務認定事業者の詳細は後述します。

※参考:タイムスタンプのしくみ|一般財団法人 日本データ通信協会

タイムスタンプの要件

タイムスタンプが必要なのは、一定の信頼性を確保しなければならない電子データです。具体的には、スキャナ保存のデータと電子取引データが対象になります。従来はタイムスタンプの付与が必須でしたが、これまでの法改正によって徐々に緩和されました。

そして、2022年の法改正により、データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができないといった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプは不要となりました。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

タイムスタンプの利用方法

実際にタイムスタンプ付与を受ける際に、どのように手続きを進めていくとよいのでしょうか。発行・付与の手順、タイムスタンプが必要な書類の具体例にわけて解説します。

タイムスタンプの発行方法

タイムスタンプの発行の手順は、一般的には下記のとおりになります。

1.証明が求められている書類の準備
2.書類のスキャン(スマートフォンなどでの撮影も可能)
3.画像をタイムスタンプシステムにアップロード
4.時刻認証業務認定事業者からタイムスタンプが付与される

タイムスタンプ付与の手順

まずは、利用者が時刻認証業務認定事業者にタイムスタンプの発行を依頼します。保存する原本データのハッシュ値も忘れずに送りましょう。その後、時刻認証業務認定事業者内で発行したタイムスタンプが利用者に送付されます。

時刻認証業務認定事業者とは、一般社団法人日本データ通信協会による「タイムビジネス信頼・安心認定制度」の認定を受けた、タイムスタンプを発行できる事業者のことです。利用者が安心してタイムスタンプを利用できることを目的としています。

TSA・時刻認証局などとも呼ばれており、2022年1月時点で認証されているのは5社のみです。

※参考:タイムスタンプのしくみ|一般財団法人 日本データ通信協会

※参考:タイムビジネス認定制度|一般財団法人 日本データ通信協会

※参考:認定事業者一覧|一般財団法人 日本データ通信協会

 

タイムスタンプが必要な書類の具体例

タイムスタンプが必要な書類は、主に下記のとおりです。

・領収書
・請求書
・納品書
・見積書
・注文書
・契約書
・契約の申込書
・預金通帳
・小切手
・約束手形
・有価証券受渡計算書
・社債申込書
・送り状
・検収書
・入庫報告書
・貨物受領書 
・上記書類の写し など

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法における3つのポイント

2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、タイムスタンプの要件も緩和されました。電子帳簿保存法において、電子データによる保存は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3種類に区分されています。電子帳簿等保存とは、パソコン等により電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する場合を指し、スキャナ保存とは、請求書や領収書など紙の書類をスキャンしてデータ化し保存する場合を指します。また、電子取引とは、メールやEDI取引など電子的に授受した取引情報をデータで保存する場合を指します。

ここからは国税庁のWebサイトをもとに、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の改正事項を解説します。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子帳簿等保存の要件について

電子帳簿等保存法について、3つの改正事項があります。

1つ目は、税務署長の事前承認制度の廃止です。これまでは管轄の税務署長の事前承認が必要でしたが、2022年1月1日以後に備付けを開始する国税関係帳簿又は保存を行う国税関係書類については、事前承認が不要になりました。

2つ目は、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置です。2022年1月1日以後に法定申告期限が到来する国税に適用されます。一定の要件を満たした優良な国税関係帳簿の申告漏れに対しては、過少申告加算税が5%軽減されます。ただし、隠蔽・仮装をすると軽減措置は適用されません。

3つ目は、電子帳簿の保存要件に関する措置です。最低限の要件を満たせば、2022年1月1日以後に備付けを開始する国税関係帳簿について、電子データでの保存が可能になりました。

スキャナ保存の要件について

スキャナ保存では、4つの改正事項があります。

1つ目は、電子帳簿等保存と同様に、税務署長の事前承認制度の廃止です。2022年1月1日以後に実施されるものに適用されます。

2つ目は、2022年1月1日以後に行うスキャナ保存のタイムスタンプ要件・検索要件の緩和です。タイムスタンプの付与期間は最長で約2か月と概ね7営業日以内となりました。また、電子データのデータの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない且つ入力期限内にデータを保存したことが確認できるといった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプは不要となりました。

検索要件の記録項目は、取引年月日・取引金額及び取引先名のみと緩和されました。

3つ目は、適正事務処理要件の廃止です。適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等を指します。こちらも2022年1月1日以後に行うスキャナ保存について適用されます。

4つ目は、重加算税の加重措置です。2022年1月1日以後に法定申告期限等が到来する国税について、要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合、重加算税が10%加算されます。

電子取引の要件について

電子取引では、2つの改正事項があります。

1つ目は、2022年1月1日以後に行う電子取引についてのタイムスタンプ要件・検索要件の緩和です。タイムスタンプの付与期間と検索要件の記録項目がスキャナ保存と同様に緩和されています。

2つ目は、適正な保存を担保する措置の見直しです。2022年1月1日以後に行う電子取引について、プリントアウトして紙で保存することを認める措置が廃止となり、電子取引で発行・受領したものに関しては、電子データで保存することが義務付けられました。

※当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕(ゆうじょ)措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件下において、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。具体的には、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。

2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。

また、電子取引データについても要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合は、スキャナ保存と同様に重加算税が10%加算されるため注意しましょう。

まとめ

電子文書にタイムスタンプを付与することで、信頼性がさらに高まります。ただし、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存において、一定の要件を満たすクラウドサービス等を使用すればタイムスタンプを不要とするなどの緩和措置がとられています。改正電子帳簿保存法の内容についても理解し、自社の状況に合った対応方法を検討することが重要です。

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