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電子帳簿保存法の保存要件を徹底解説!保存要件の種類や書類の例・改正後の変更点も紹介

電子帳簿保存法の保存要件を徹底解説!保存要件の種類や書類の例・改正後の変更点も紹介 電子帳簿保存法では、電子データによる帳簿や書類の保存が認められています。保存の要件についても定められているため、要件を満たす方法で帳簿や […]。

電子帳簿保存法の保存要件を徹底解説!保存要件の種類や書類の例・改正後の変更点も紹介

電子帳簿保存法では、電子データによる帳簿や書類の保存が認められています。保存の要件についても定められているため、要件を満たす方法で帳簿や書類を保存することが大切です。

この記事では、帳簿や書類を電子データで保存したい企業へ向けて、電子帳簿保存法の要件を解説します。ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類に関して、電子データ(電磁的記録)での保存を認める法律です。また、電子取引データの保存義務についても定めています。

電子帳簿保存法に対応すれば紙の書類を保存する必要がなくなるため、ペーパーレス化の促進につながると期待されています。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

2022年改正電子帳簿保存法のポイントは要件緩和と義務化

2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法のポイントは、要件緩和と義務化です。具体的な要件の内容を、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つの区分にわけて解説します。

①電子帳簿等保存
・税務署長の事前承認制度廃止
・優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置が整備
・最低限の要件を満たす電子帳簿でも、電磁的記録による保存等が可能

②スキャナ保存 
・税務署長の事前承認制度廃止
・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止
・スキャナ保存された電磁的記録に関連した、不正があった場合の重加算税の加重措置が整備

③電子取引
・タイムスタンプ要件及び検索要件の緩和
・電子取引データを書面出力して保存することを認める措置の廃止

上記3つの区分の詳細は後述します。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子帳簿保存法で保存対象として認められている帳簿・書類関連

電子帳簿保存法で、電子データによる保存が認められている帳簿や書類は複数あります。大別すると、国税関係帳簿・国税関係書類・電子取引の3種類です。国税関係書類には、決算関係書類と取引関係書類が含まれています。

ここでは、電子帳簿保存法で定められている国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引の保存要件について、概要を解説します。

1.国税関係帳簿

国税関係帳簿には、自己が発行した売上台帳・仕入台帳・仕訳帳などが該当します。電子的に作成した国税関係帳簿は電子データとして保存できます。たとえば、会計ソフトで作成した帳簿を紙の書類として印刷するのではなく、電子取引データのまま保存可能です。

ただし、国税関係帳簿の電子データによる保存は任意です。保存要件も大幅に緩和されているため、必要に応じて電子データによる保存を選択できます。

2.国税関係書類

国税関係書類には、決算関係書類と取引関係書類があります。決算関係書類は、自己が発行した貸借対照表・損益計算書・棚卸表などが該当します。取引関係書類は、自己が発行した請求書控・領収書控・納品書控や、相手方から受領した請求書・領収書・納品書などが該当します。

請求書など取引の際に都度発生する書類も電子データによる保存が可能であるため、管理の手間やコストを大幅に削減可能です。国税関係書類の電子データによる保存も任意であり、状況に応じて保存方法を選択できます。保存要件も緩和されているため、電子データによる保存に対応しやすくなりました。

3.電子取引

電子取引とは、書類を電子取引データでやり取りすることです。具体的には、受送信したメールデータ・EDI取引・電子契約データなどが該当します。国税関係帳簿や国税関係書類とは異なり、電子取引の場合は、原則電子取引データによる保存をすることが2020年1月の法改正にて義務化されました。

電子取引データの信憑性を担保するために使用するタイムスタンプについては、法改正により要件が緩和されました。ただし、電子取引データについて、隠蔽や仮装された事実が発覚した場合は重加算税が発生するため、十分な注意が必要です。

電子帳簿保存法における3つの区分と保存要件

電子帳簿保存法では、電磁的記録による保存は、3種類に区分されています。以下で具体的に解説します。

電子帳簿等保存の要件

「電子帳簿等保存」とは、パソコンを使って作成した帳簿・書類を保存する方法を指します。電子帳簿等保存については、従来は管轄の税務署長による事前承認が必要でした。しかし、2022年1月1日以後に、備付けを開始する国税関係帳簿又は保存を行う国税関係書類については、事前承認が不要になっています。

また、一定の国税関係帳簿について、優良な電子帳簿の要件を満たしてあらかじめ届出書を提出していれば、帳簿に申告漏れがあった場合に課される過少申告加算税が5%軽減されます。ただし、隠蔽または仮装された事実があれば、軽減措置の対象にはなりません。こちらは、2022年1月1日以後に法定申告期限がある国税について適用されます。

さらに、2022年1月1日以後に備付けを開始する国税関係帳簿について、最低限の要件を満たす場合は、電子データによる保存が認められるようになりました。基本的には、複式簿記によって記録されている電子帳簿に限定されています。

スキャナ保存の要件

「スキャナ保存」とは、相手方から受領した書類や作成した書類の写しをスキャナで電子保存する方法を指します。スキャナ保存についても、2022年1月1日以後に行う分には、管轄の税務署長による事前承認が必要なくなりました。

また、2022年1月1日以後に行うスキャナ保存については、タイムスタンプの要件や検索要件も緩和されました。タイムスタンプの付与期間は、最長で約2か月と概ね7営業日以内となっています。以前までは検索要件について書類に応じて項目を設定する必要がありましたが、現在は取引年月日・取引金額及び取引先のみになっています。ただし、データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができないといった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプ不要となりました。

同じく2022年1月1日以後に行うスキャナ保存については、適正事務処理要件も廃止され、スキャナ保存のために必要な作業の手間も軽減されました。よって、よりスムーズにスキャナ保存を活用できるようになっています。

ただし、スキャナ保存されたデータに不正があった場合に重加算税が加算されることになりました。スキャナ保存が行われた国税関係書類について事実の隠蔽や仮装が発覚すれば、10%の重加算税が課されます。こちらは2022年1月1日以後に法定申告期限等が到来する国税について適用になります。

電子取引の要件

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を指し、具体例としては、メールでの取引情報の送受信やクラウドサービスでの請求書発行、EDI取引などが挙げられます。2022年1月1日以後に行う電子取引については、タイムスタンプに関する要件が緩和され、スキャナ保存と同様の付与期間が認められています。

また、検索要件も緩和されました。小規模な事業者の場合、税務職員の求めに応じて電子取引データをダウンロードできる状態なら、検索要件を整備する必要はありません。

適正な保存を担保する措置も見直され、2022年1月1日以後に行う電子取引については、電子取引データを紙の書類で出力して電子取引データによる保存の代わりとする措置は廃止されました。なお、スキャナ保存と同様、電子取引においても要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合は、重加算税が10%加重されます。

※当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕(ゆうじょ)措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件下において、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。具体的には、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。

2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。

まとめ

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、保存要件の緩和や義務化、厳罰化など、さまざまな変更が加えられています。適切に帳簿や書類を保存するには、改正後の電子帳簿保存法について適切に理解しておくことが大切です。

特に、請求書をメール添付して送付するなどの電子取引において、取引データの電子保存が義務付けられた点には注意が必要です。アナログな管理方法で保存要件を満たすのは難しいですが、書類発行者側の電子保存要件に対応したクラウドサービスであれば、法律に沿った請求書等の作成・発行が可能です。

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