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電子帳簿保存法とは?基礎知識や2022年1月施行の改正ポイントを解説

電子帳簿保存法とは?基礎知識や2022年1月施行の改正ポイントを解説 2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。企業の担当者は改正された内容を正しく理解して対応しなければなりません。

電子帳簿保存法とは?基礎知識や2022年1月施行の改正ポイントを解説

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。企業の担当者は改正された内容を正しく理解して対応しなければなりません。この記事では、企業の経理担当者や営業担当者などに向けて、電子帳簿保存法の概要と改正のポイントを解説します。電子帳簿保存法について理解を深めるためにぜひ役立ててください。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データで保存するための要件や方法を定めている法律です。電子帳簿保存法で定められている条件を満たせば、電子データによる帳簿や書類の保存が認められます。

電子帳簿保存法において、電子データの保存は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの種類に区分されています。電子帳簿等保存はパソコンで作成した帳簿や書類、スキャナ保存は相手から紙で受け取った書類など、電子取引はメールなどで送受信された取引情報が対象です。

2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行されたため、それぞれについてのルールが一部変化しています。

電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類

電子帳簿保存法では、電子データとして保存できる帳簿や書類について具体的に定めています。電子帳簿保存法の対象となる帳簿・書類の種類は、以下のとおりです。

・国税関係帳簿:仕訳帳、売掛金・買掛金元帳など
・決算関係書類:貸借対照表など
・取引関係書類:発注書、見積書、請求書など
・電子取引:メールやEDIの取引データなど

電子帳簿保存法における過去の改正について

電子帳簿保存法は、過去にも改正が行われています。ここでは、電子帳簿保存法が施行された1998年以降の改正について、それぞれ解説します。

2005年度の改正

2005年度に行われた電子帳簿保存法の改正では、紙の書類の電子データによる保存が認められました。具体的には書類のスキャナ保存が認められ、より多くの書類を電子データとして保存できるようになっています。ただし、この時点では、契約書や領収書などの金額が3万円未満であり、電子署名が必要であるなどの要件が定められていました。

2015年度・2016年度の改正

2015年度の電子帳簿保存法の改正においては、スキャナ保存の対象がさらに広がりました。金額が3万円以上の領収書や契約書も電子データとして保存できるようになり、電子署名も不要になっています。

2016年度の改正では、書類をデジカメやスマートフォンなどで撮影しても、電子帳簿保存法上有効な書類としてみなされることになりました。

2019年度の改正

2019年度の電子帳簿保存法の改正では、新しく事業を始めた個人事業主が承認申請する場合の提出期限について、特例が定められました。これにより業務を開始してから2ヶ月が経過するまでの期間なら、電子帳簿保存やスキャナ保存の承認申請ができるようになっています。

また、承認を受ける前に作成または受領をした重要な書類についても、一定の要件を満たした上でスキャナ保存することが認められています。そのため、過去の書類についての保存場所を確保し続けなくても済むようになりました。

2020年度の改正

2020年度に行われた電子帳簿保存法の改正では、電子取引における電子データの保存要件が緩和されました。もともとは電子データを受け取った際にタイムスタンプの付与が必須とされていましたが、改正により一部が不要になっています。タイムスタンプは、書類が改ざんされていないことを証明するためのものです。

具体的には、書類を発行した人がタイムスタンプを付与していれば、受け取った人はタイムスタンプを付与が不要になりました。また、受け取り側がデータを自由に改変できないサービスやシステムを導入している場合も、タイムスタンプの付与は不要になっています。

2022年度の改正電子帳簿保存法施行における変更点

ここでは、2022年度の改正電子帳簿保存法の施行によって何が変更されたのか、冒頭に紹介した電子データ保存の3つの区分に分けて解説します。

1.電子帳簿等保存について

2022年度の改正電子帳簿保存法では、電子データにより作成した帳簿や書類の保存について事前承認が撤廃されています。もともとは、作成した帳簿や書類をそのまま電子データとして保存するには、税務署長の事前承認が必要でした。事前承認の撤廃により、事業者は承認不要で電子データで保存できるようになっています。

また、優良な電子帳簿について、過少申告加算税が軽減されました。この措置の適用を受けるための届出書を提出していれば、万が一申告漏れがあっても過少申告加算税が5%軽減されます。

さらに、電子データとして保存できる帳簿の要件も大幅に緩和されています。帳簿が複式簿記など正規の簿記の原則にしたがって記録されており、最低限の要件を満たしている場合、電子データによる保存が認められるようになりました。

2.スキャナ保存について

スキャナ保存についても、以前までは事前に税務署長から承認を受ける必要がありました。しかし、2022年度に施行された改正電子帳簿保存法により、事前承認を受けなくてもスキャナ保存ができるようになっています。

タイムスタンプの要件も緩和され、付与期間は最長2カ月と概ね7営業日以内に変更されています。また、データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができないといった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合は、タイムスタンプ不要となりました。さらに、検索要件についても緩和されています。改正前は書類により要求される検索項目が異なりましたが、改正後の検索項目は、取引年月日・取引金額及び取引先に限定されました。

また、適正事務処理要件も廃止され、スキャナ保存した書類の管理にかかる手間が軽減されました。ただし、要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合、10%の重加算税の加重措置が新たに整備されています。

3.電子取引について

電子取引についても、2022年度の改正電子帳簿保存法において一部の要件が緩和されています。具体的には、タイムスタンプや検索に関する要件が緩和されました。スキャナ保存と同じく、タイムスタンプの付与期間は最長2カ月と概ね7営業日以内に変更されています。また、検索要件についても、スキャナ保存と同じく、必要な検索項目が、取引年月日・取引金額及び取引先に限定されました。

ただし電子取引においては、取引情報を書面に出力して保存する措置が廃止され、電子データによる保存が義務付けられました。

※当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕(ゆうじょ)措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件下において、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。具体的には、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。

2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。

またこちらもスキャナ保存と同様、電子取引における電子データ保存について要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合、重加算税が10%加重される措置も整備されました。

2022年度の改正電子帳簿保存法ついて、国税庁の資料もあわせてご確認ください。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

改正電子帳簿保存法に対応できるシステムを導入しよう

電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入すると、帳簿や書類などの電子データをスムーズに保存・管理ができます。その結果、大幅な業務効率化を実現可能です。

特に昨今は、メールに請求書の電子データを添付して送付するといった電子取引が一般的になっています。電子取引を行う際は、改正電子帳簿保存法の要件をしっかり守ったうえでやり取りする必要があります。そのためには、改正電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムを使用すると確実です。信頼できるシステムを導入し、改正電子帳簿保存法に則って電子データをやり取りしましょう。

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「MakeLeaps」は改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しています。法律に沿った電子保存ができることはもちろん、電子化による郵送コスト削減や請求業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。

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