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納品書の再発行は可能?手順と注意点について解説

納品書の再発行は可能?手順と注意点について解説 企業や個人事業主などと取引を行う際に、納品書の再発行を求められることがあります。納品書は再発行してよいのか、再発行する場合の注意点はあるのか、気になっている担当者の方もいる […]。

納品書の再発行は可能?手順と注意点について解説

企業や個人事業主などと取引を行う際に、納品書の再発行を求められることがあります。納品書は再発行してよいのか、再発行する場合の注意点はあるのか、気になっている担当者の方もいるでしょう。

この記事では、納品書再発行の手順や注意点について解説します。納品書を正しく再発行できれば、取引先とも良好な関係を保てるでしょう。

納品書とは?必要な理由と不要なケースを解説

本題に入る前に、納品書のことを詳しく把握しておきましょう。納品書が必要な理由や不要となるケースなど、納品書の基本情報について解説します。

そもそも納品書とは?

納品書とは、受注した商品や仕事が納品・完了したことを、発注側に伝えるための書類です。企業や個人事業主などと取引を行う上で必須となりやすく、とても重要な役割を担っています。

また、発注側にとっては、発注したとおりの商品や成果物が納品されているのか、スムーズに確認するための書類でもあります。業務効率化につながるため、納品書の発行をお願いされることは珍しくないでしょう。

納品書に書くべき要件

納品書に記載される項目は、企業や取引内容などによって異なります。ただし、共通する必須要件は、以下のとおりです。

・宛名(納品先の会社名など)
・取引年月日(取引を行った日付)
・発行日(納品書を発行した日付)
・発行者(納品した側の会社名や住所など)
・納品内容(何をどのくらい納品したか)
・合計金額(納品した商品・仕事の合計金額)

必要に応じて、納品書に書くべき要件は増えるでしょう。契約時や打ち合わせの際に、納品書の書き方についても確認しておくと、修正などの手間をなくせます。

納品書の必要性について

見積書があれば納品書は必要ないと思っている方もいるかもしれません。しかし、納品書は、商品や成果物が見積書どおりに届いているのかを確認するために重要な書類です。

発注側は、受注側から商品・仕事を受け取る際、納品書と見積書を照らし合わせながら確認します。すべて一致していることを確認できなければ、取引は完了できません。また、納品書があることで、発注側は「何が届いたのか」をすばやく認識できるようになります。商品や成果物を納品する際は、納品書を付けるようにしましょう。

納品書が不要となるケース

納品書が不要となるケースもあります。その場で、代金が支払われて商品を受け取るときは、わざわざ納品書を発行せずとも発注分を確認できるので、省略されることがほとんどです。

他にも、定期納品や長期契約などの場合は、一定期間の分をまとめて発行することもあります。認識の違いによるトラブルを防ぐためにも、契約時には納品書を発行するタイミングについても確認しておくとよいでしょう。

納品書はいつまで保存すべき?保存期間を解説

納品書は取引を行った証明書でもあるので、一定期間の保存が義務付けられています。保存期間に関しては、法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間です。

ただし、納品書の発行日から起算されるのではなく、発行した年度の法人税申告日または確定申告期限日が起算日となります。また、期限は法人では7年後の法人税申告日、個人事業主は5年後の確定申告期限日までです。

納品書はすぐに捨てず、定められている期間中は、しっかり保存するようにしましょう。

納品書は再発行できる?

結論からいうと、納品書の再発行は可能です。再発行が必要となるケースとしては、納品先の担当者が紛失してしまった、納品書の内容に記載ミスがあった、などが考えられます。自社側のミスの場合は、納品書の再発行に応じる必要があります。また、たとえ相手のミスによって再発行が必要となる場合でも、その後の取引や関係性のことを考えると、再発行に応じたほうがよいでしょう。

ただ、再発行するにあたって、二重発行になるのではないかと心配する人も多いはずです。二重発行を防ぐためにも、続いて紹介する納品書再発行の手順を参考にしてみてください。

納品書再発行の手順

紛失ではなく誤りがあった場合でも、訂正印を使うのではなく、再発行するのが基本です。以下にて、納品書再発行の手順を解説します。

  1. 納品先に、納品書に記載する内容を確認する
  2. 先に送った納品書の「納品書番号」をそろえて、新たに納品書を作成する
  3. 納品書には「再発行」など、再発行した納品書であることが分かるよう記載する

特に難しいことはありません。記載ミスによる再発行であれば、同じミスを繰り返さないためにも、どの部分が誤っているのか、納品先にしっかり確認しておきましょう。

納品書を再発行するときの注意点

納品書再発行の手順を把握したところで、注意点についても覚えておきましょう。再発行するうえで気を付けるべき注意点は3つあります。それぞれ詳しく解説するので、参考にしてみてください。

管理番号をそろえる

納品書には、正確に管理できるよう1通ごとに管理番号が付けられています。再発行する際は、新たに管理番号を割り振るのではなく、再発行が求められている納品書の管理番号をそのまま使用しましょう。

前回発行した納品書と管理番号が異なると、納品先で混乱が生じるおそれがあります。また、再発行した納品書であることがわかるよう、「再発行」と記載しておくと親切です。

納品日の日付は変えない

納品書を再発行する際、日付をいつにすればいいのか迷う担当者もいるかもしれません。納品書を再発行する場合でも、納品日の日付は変えないようにしましょう。再発行をした日ではなく、あくまでも納品した日を記載する必要があります。

納品日とは、「商品を納品した日」のことです。そのため、納品書を再発行する場合でも、納品日が変わるわけではありません。日付を変更してしまうと、実際の納品日がいつなのかわからなくなってしまうため注意が必要です。

不備などにより再発行するときはお詫びの一言を添える

記載ミスによって再発行を求められた場合は、お詫びの連絡を入れた後、速やかに修正するようにしましょう。信頼を損なわないよう、丁寧に対応しなければいけません。

また、再発行した納品書とともに、お詫びの文面も入れておくと、先方も気持ちよく受け取ってくれるはずです。

お詫びの文面として、以下を参考にしてください。

「納品書に誤りがございましたこと、大変申し訳ございません。
つきましては、訂正した納品書を再発行し、メールに添付させて頂きます。
お手数をおかけ致しますが、お手元の納品書との差し替えの上、誤りのある納品書は破棄して頂きますよう、お願い申し上げます。」

納品書は電子化にすることがおすすめ!再発行の予防にもつながる

納品書を手書きで作成している人も多いでしょう。しかし、ペーパーレス化が進む今、納品書も電子化するのがおすすめです。ここでは、納品書の電子化について解説します。

電子化とは?

電子化とは、紙の文書をスキャナなどでデータにして取り込むことやメール等の手段で書類を送付することを指します。規制緩和によってペーパーレス化が進むなか、さまざまな書類を電子化して保存する企業が増えています。電子化することで、紙の使用量を減らしたり、業務を効率化したりできます。また、受け取った納品書をデータで保存できるため、後で見直したいときにもスムーズです。

納品書は電子化できる?

納品書をはじめ、見積書や請求書などの書類は、紙ベースでの保存が基本です。しかし、事前に税務署長の承認を得るなどの要件を満たせば、電子での保存も可能となっています。

電子帳簿保存法では、紙ベースでの保存が義務付けられていた帳簿や書類を一定の要件を満たした上でデータ保存してもよいとされています。1998年に制定されて以降、時代の変化とともに改正されています。

2022年には大幅に規制が緩和され、より一層、書類のペーパーレス化や業務効率化が進むことが期待されています。

電子化するメリット

納品書を電子化することには、大きなメリットがあります。1つは業務の効率化です。紙ベースの場合、作成した書類を印刷し、封筒に入れて、郵便ポストに投函しなければいけません。一方、書類送付を電子化すれば、作成した納品書をそのままメールに添付して送付できるので、手間が省ける分、作業時間もカットできます。さらに、印刷代や封筒代、切手代もかからないので、コストカットにもつながるでしょう。

また、取引先との間で起こりやすい、納品書の紛失も防げます。納品書は最低でも5年間の保存期間があるため、紙で保存していると、時間が経つとともにどこに保存したのかわからなくなることもあります。電子化すればデータをクラウド上に保存できるので、必要な納品書を簡単に見つけることが可能です。

まとめ

紛失や不備などが原因で、納品書の再発行をお願いされることもあるでしょう。再発行自体は難しいことではありませんが、しっかり書類管理ができていないと、再発行するのに時間と手間がかかります。そこでおすすめなのが、納品書の電子化です。

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