無料請求書の書き方マニュアル

請求書の作成でお困りではありませんか?
発行から送付までの流れをわかりやすくまとめました。

【請求書の書き方マニュアル】 請求書の作成から送付までまるわかり!
×

納品書も電子化できる!電子化のメリットと注意点、導入方法を紹介

納品書も電子化できる!電子化のメリットと注意点、導入方法を紹介 納品書の管理が大変で、業務の負担となっているケースもあるでしょう。紙ベースで管理しているのであれば、電子化することで大幅に業務の負担を軽減できます。

納品書も電子化できる!電子化のメリットと注意点、導入方法を紹介

納品書の管理が大変で、業務の負担となっているケースもあるでしょう。紙ベースで管理しているのであれば、電子化することで大幅に業務の負担を軽減できます。

この記事では、納品書の電子化をスムーズに行えるように、電子化のメリットや注意点について解説します。具体的な導入方法も紹介するので、納品書の管理を楽にしたい経営者・担当者の人はぜひ参考にしてください。

納品書は電子化できる?守るべきルール

納品書の電子化を進める前に、守るべきルールを把握しておきましょう。電子化は可能なのか、必要な申請について解説します。

納品書の電子化は可能?

結論からいうと、納品書の電子化は可能です。税務にかかわる帳簿書類は、基本的に紙での保存が義務付けられています。

しかし、一定の要件を満たした上で帳簿や書類関係の電子化を認める「電子帳簿保存法」により、従来、紙での保存が基本だった納品書も、データ保存が可能になったのです。

ただし、電子化するには法律が定める要件に沿った対応が必要です。続いて紹介する、守るべきルールをしっかり把握した上で、導入するようにしましょう。

守るべきルールとは?事前に税務署への申請が必要

帳簿書類の電子化を行う場合、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」について理解しておく必要があります。

e-文書法とは、従来、紙ベースでの保存が義務付けられていた書類を電子データで保存できるように定めた法律です。納品書など、保存義務のあるすべての書類が対象となります。

また、電子帳簿保存法は、税務関係の書類を電子データで保存することを認める法律です。e-文書法とは、保存対象となる文書の範囲が異なります。電子帳簿保存法は国税庁が管轄する国税関係帳簿書類に限られますが、e-文書法は法定保存文書全般が対象となります。

電子帳簿保存法は時代の変化とともに度々改正されてきましたが、2022年1月にも、保存要件の緩和や厳罰化など、新たな改正電子帳簿保存法が施行されました。

納品書を電子化する4つのメリット

電子化の導入を迷っている場合は、電子化するメリットをチェックしてみてください。

コスト削減

紙ベースでの保存は、コストがかかりやすいものです。例えば、送られてきたデータを紙に印刷する会社では、用紙やインク、プリンターの維持費などがかかります。また、保存する際には、書類を格納するキャビネット、キャビネットを設置するスペースの確保なども必要です。

電子化にすることで、クラウド上で管理できるので、これらのコストを削減できます。納品書の発行件数が多いほど、大きなコスト削減につながるでしょう。

業務効率化につながる

紙ベースの情報をデータベース化し、一元管理できるようになれば、データ連携や情報共有が可能となります。必要な情報を必要な時に確認できるので、業務効率化につながります。

また、納品書を紙ベースで発行する際は、作成した納品書を印刷し、封入したものを投函する、という手間が生じるものです。電子化(書類の電子送付)は、このような手作業を省けるので、事務作業にかかる時間を削減できます。人員不足に悩む会社ほど、メリットは大きいといえるでしょう。

書類を探しやすくなる

紙ベースの場合、普段使うフロアとは別に、資料室や倉庫などでまとめて保存することも多いでしょう。書類が必要になるたびに保存場所へ行き、キャビネットを探して書類を見つけ出すという手間が生じます。これだけで10〜30分はかかってしまうでしょう。

電子化すれば書類はクラウド上で管理されているので、検索機能を使えば、必要な書類を簡単に見つけられます。過去の納品書が必要になったときも、すぐに見つけられるでしょう。

書類の紛失・劣化を防げる

紙の書類は、経年劣化により変色したり破れたりするおそれがあります。納品書の保存期間は最低でも5年となっているので、その間に劣化する可能性は十分にあるでしょう。ただ保存すればよいのではなく、保存状態にも気を付けなければいけません。

また、担当者が変わり、しっかり引き継ぎが行われていないと、どこに保存されているのかわからなくなる可能性もあります。電子化すれば、クラウド上に書類を保存したり、検索機能などを使うこともできるので、このようなトラブルを未然に防げます。

電子化する上での注意点

ここで、書類を電子化する前に把握しておくべき注意点を解説します。電子化のデメリットになる部分でもあるので、しっかり押さえておきましょう。

システム障害により閲覧できなくなることもある

電子化した納品書は、サーバーやクラウド上に保存されるので、ネットワーク環境が不安定になれば閲覧できなくなります。必要な時にデータを確認できなければ、最悪の場合、取引先に迷惑をかけてしまい、信頼を失うでしょう。会社にとっては、大きなリスクとなります。

安定したネットワーク環境を整えること、データのバックアップ保存などの対策が必要になるでしょう。

電子化に抵抗を感じる社員もいる

パソコンが苦手な社員にとって、新しいシステムの導入は抵抗を感じやすいものです。また長年、紙ベースで納品書を管理してきたベテラン社員ほど、変化に敏感になる可能性があります。

書類の電子化を進める際は、社員がシステムをしっかり理解できるよう、電子化について研修を行うとよいでしょう。スキルが追いつかないと、業務効率化を図るどころか、かえって業務の負担となることもあります。パソコンが苦手な社員には個別で指導するなど、担当者が使いこなせるように環境を整えることが大切です。

電子化を効果的にするための3つのポイント

ここでは、電子化を効果的にするためのポイントを紹介します。導入する際の参考にしてください。

ポイント①電子化する目的を明確にし、周知する

はじめに、電子化する目的を明確にしましょう。目的が分からないまま進めてしまうと、社員は「わざわざ導入する必要があるのか」という疑問を抱いてしまいます。電子化に向けた研修にも積極的になれず、困惑させてしまう可能性もあります。関係者が同じ方向を向いて電子化を進められるよう、目的を周知し、共有することが大切です。

また、電子化する目的によっては、文書の管理方法が異なります。効果的な電子化を実現するためにも、目的の明確化は必須です。

ポイント②電子化する書類を選定する

すべての書類を一気に電子化しようとすると、コストや業務負荷が大きくなる可能性があります。一気に変えるというよりは、徐々に変えていくようにしましょう。

まずは電子化する書類を選定します。同時に、後から見返す必要がない不要なデータがある場合は、廃棄することで整理しやすくなります。どの書類から電子化するべきか、優先順位を付けておくと、スムーズに効果的な電子化を進めることができるでしょう。

ポイント③電子化の保存方法・運用ルールを決める

どのように保存するべきか、保存場所やファイル名などルールを決めておきましょう。ルールがないと、クラウド上のどこに何というファイル名で保存されているのかわからなくなります。これでは、業務負担が減るどころか、探すのに時間がかかってしまいます。

また、ファイルサーバーは容量に上限があるので、保存期間が過ぎたものは廃棄しないといけません。あらかじめ廃棄ルールについても、決めておくとよいでしょう。

納品書を電子化する方法とは?

納品書を電子化する方法を紹介します。導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

自社で行う場合

データをスキャンできる設備が整っている場合、自社で行うことも可能です。社員に任せられるので、追加の費用がかからず、低コストで実現できます。

しかし、設備が整っていない場合は、スキャナを購入しなければいけません。また、電子化の作業を行える社員がいなければ、自社で行うのは難しいでしょう。たとえ、設備が整っているうえに知識のある社員がいたとしても、他の業務を抱えながらの作業は大きな負担となりやすく、予定通りに進まない可能性もあります。

外部委託する場合

書類の電子化作業を専門に行っている業者に委託する方法もあります。外部委託するメリットは、プロに依頼できるので、使いやすい形でデータ化できること、自社で行う手間が省けることが挙げられます。

ただし、コストがかかる点はデメリットです。データ化する範囲や元データの管理状況によって、想定以上の料金が発生する場合もあります。外部委託する場合は、予算を立てたうえで検討するようにしましょう。

ツールを導入する場合

書類を電子化するには、電子帳簿保存法で定められた要件に対応する必要があります。電子帳簿保存法では、書類の電子データを保存する際、「真実性の確保」「可視性の確保」を満たす必要があるとされています。

また、2022年1月には改正電子帳簿保存法が施行され、電子化の導入ハードルが下がるような要件緩和があった一方で、要件を満たさない電子化を行った際の罰則についても新たなルールが定められました。基本となる保存要件はもちろんのこと、最新の改正内容も正しく理解し、法律の定める要件に沿った電子保存を行いましょう。

まとめ

納品書は電子化することで、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが得られます。電子化を低コストかつスムーズに行うため、ツールの導入も検討してみましょう。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、納品書や請求書を電子送付できるサービスです。紙に印刷・押印・封入・投函といった従来の手作業による郵送作業を丸ごと削減することが可能です。また、電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件にも対応しています。

詳しい機能については無料の製品紹介資料をご覧ください。

サービス紹介資料をダウンロードする(無料)

記事についての回答は致しかねます。
請求書
請求書
郵送サービス
郵送サービス
支払い
支払い
請求書
売上レポート
入金管理
入金管理
連携
連携

請求業務をクラウド&AI化して、
社内リソースをコアビジネスへ。

もし、請求業務に労力を奪われているなら、
それが会社の成長を鈍らせている原因かもしれません。

無料で試してみる

幅広い企業層に支持されています

あびるやすみつ 様
代表取締役
AbiStudio.com株式会社

請求書の発行や郵送は部下に依頼していたのですが、スタッフがみんな忙しくなってきて「郵便物は自分で出しやがれ」的な雰囲気を察知したので、いやいや自分で郵送していました。MakeLeapsさんを知ったときは「これだっ」て思いましたね。封筒も切手も買いに行かなくていいですし、住所を書いたりプリントアウトする必要もなし。実際に数ヶ月利用してみたら、便利すぎて死ぬかと思いました。今後もバーチャル秘書としてよろしくお願いします。

鴨志田由貴 様
代表取締役/作戦本部長
作戦本部株式会社

日本の中小企業の90%以上はエクセルで管理していて僕自身もそうでした。他社サービスもいろいろ比較検討した結果、当然一長一短はあるのですが、見やすさ、使いやすさという点で圧倒的にMakeLeapsでした。請求書を代理で発行して欲しい。という人は今後の働き方が多様化する上では非常に需要のあるサービスだと思いますし、その他の見積・請求書を作成する上でわかりやすいUIが非常に気に入ってます。これから更なるサービスの拡充を図るとも思いますので、使いながら応援していこうと思っております!

藤本崇 様
CEO
株式会社IntheStreet

お客様に請求書を送ったり、フリーランサーの方から請求書を受け取ったりと、両方のエンドでMakeLeapsを使わせて貰っています。請求書の枚数自体はそんなにニーズがある方では無いのですが、数少ない出番だからこそ、入力が簡単であったり、カスタマイズと汎用性のどちらの面もそろえたフレキシビリティがなどが良いですね。ずばり便利なサービスです!

の提供で

見積・請求書の作成苦労から
解放致します

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。