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領収書がないときは、清算できない?レシートで代用できる?

社内の精算業務を行う際に「領収書をなくしてしまった」と言われたら、どのように対応すればいいのでしょうか。 精算をあきらめてもらうべきか? それとも、レシートやその他の代用できるものがないか? この記事では、経理担当者のとるべき対応を詳しく解説します。

社内の精算業務を行う際に「領収書をなくしてしまった」と言われたら、どのように対応すればいいのでしょうか。

この記事では、経理担当者のとるべき対応を詳しく解説します。

なお、実際に領収書をなくしてしまった人は、「領収書は再発行できる?紛失時の対処法と再発行時の注意点」をご覧ください。

<目次>
レシートも領収書になる
領収書をなくしてしまった場合の対応は?
【レシート以外の対応法】メールのプリントアウトは領収書がわりになる?

レシートも領収書になる

経理担当の立場から言えば、「領収書がない清算は諦めてもらう!」というスタンスにあるかもしれません。「領収書がない経費など税務署が認めてくれない」という認識が基本にありますので、当然の考えでしょう。

しかし、税務申告は、書面に「領収書」と書かれたものしか認められない、というものでは決してありません。

領収書と代替できるものに、レシートが挙げられます。

実は、レシートも立派な領収書として認められます。日付、購入した品物や金額、消費税などが記載されているレシートであれば、領収書として十分、通用します。

経理担当にとっても、総額のみが記載されている領収書よりも、レシートの方がむしろ便利です。例えば飲食などの場合、ほとんどのレシートには利用時間や参加人数など、詳細な情報が記載されています。さらに、最近ではレシートの方が税務署にも信用されやすいという面さえあるようです。2019年10月に始まった軽減税率の対応も行いやすいためです。

領収書をなくしたときはレシートで代用できる

とはいえ、金額しか示されていないような「簡易」レシートは使えない場合があります。

詳しくは、「手書きの領収書」の書き方を解説!レシートと併用すべき?をご覧ください。

領収書をなくしてしまった場合の対応は?

では今回のテーマである「領収書をなくしてしまった」場合について見ていきましょう。前述の通り、レシートが残っていれば、領収書の代わりとして経費精算できます。

あるいは、支払いをカードで済ませた場合でしたなら、支払いの際に受け取ったクレジットカードの利用明細も領収書の代わりとして利用することができます。

ただし、毎月、月末にクレジットカード会社から発行されるカードの請求明細書は、少し注意が必要です。

請求明細には1か月分の利用状況が記載されているため、お金を実際に支払ったことの証明にはなります。しかし、これを領収書の代わりに使用する場合には、税務署に対して、領収書や支払の際にもらったカード利用明細をなくしたという状況をいちいち説明しなければならない可能性があります。

【レシート以外の対応法】メールのプリントアウトは領収書がわりになる?

最近、会社でもインターネット経由で様々な物品を購入する機会が増えています。

こうした場合、もちろん手書きの領収書は入手できませんし、取引内容のメール等での記録しか残っていないような場合もあります。

実は、こうした取引の記録もプリントアウトして領収書として使用することが可能です。

取引の際に受信したメールは、日付、金額、購入した品物、誰が購入したのか、そしてどこから購入したのかが記載されているので、レシートと同様かそれ以上に豊富な情報を持つ書類とみなされます。

むしろ、領収書の場合は社員本人が本当に支払ったのかが不明なのに比べ、メールなどには受信者が明記されているため、信用性が高いと考えられます。唯一、欠点があるとすれば、購入者が社名ではなく個人である点ですが、これも社内の規則としてOKであれば構いません。

領収書のコピーはNG

ところで、領収書のコピーのみがあるという場合はいかがでしょうか。残念ながら、領収書のコピーでは、領収書として手続きすることができないケースが多いようです。なぜなら、改ざんの恐れがあるためです。

領収書のコピーでは代用できない

例えば、領収書の数字を後から直すような改ざんが行われた場合、原紙では改ざんの痕跡を見破りやすいのですが、コピーの場合は、改ざんが分かりにくくなってしまいます。何より、コピーで大丈夫となった場合、何度でも日付を変えながら繰り返し領収書を作ることも可能になってしまい、不正利用される危険があります。

 

ここまで、領収書をなくしてしまった場合の対処法についてお伝えしました。

なお、レシートもクレジットカードの書類もない場合は、領収書の再発行をお願いすることもできます。

しかし、販売元にとって再発行は義務ではなく、また、不正利用の原因となる場合もあるため、領収書は一度しか発行してもらえない場合がほとんどです。

再発行してもらう場合は、「再発行」などと書き加えてもらうことで、不正利用できないようにする対応もなされています。

詳しくは、「領収書は再発行できる?紛失時の対処法と再発行時の注意点」をご覧ください。

※本記事は、2020年1月時点の情報を元に作成しています。

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