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「手書きの領収書」の書き方を解説!レシートと併用すべき?

「手書きの領収書もらえる?」 実店舗などで会計処理をしていると、このような要求をされる場合があります。法律上はレシートが領収書として認められているため、レシートがある場合、手書きの領収書は不要です。

「手書きの領収書もらえる?」

実店舗などで会計処理をしていると、このような要求をされる場合があります。法律上はレシートが領収書として認められているため、レシートがある場合、手書きの領収書は不要です。しかし、過去の商習慣から、レシートを経理に用いたくないと考える方も少なくありません。

そこで今回は、手書きの領収書の書き方や作成時の注意点などをまとめていきます。なお、手書きの領収書は記入漏れなどがあると無効になる場合もあるため、必要事項をしっかりと抑えておきましょう。

<目次>
領収書は手書きで発行してもOK
「手書きの領収書」と「レシート」、どちらを発行すべき?
領収書を手書きする際の書き方を解説

領収書は手書きで発行してもOK

金銭の授受を含む取引には、領収書の発行義務があります。そのため、お客様から領収書の発行を要求された場合、それに従う必要があります。

ただし、お客様側も形式までは指定できません。民法上、領収書の書式・形式には決まりがなく、冒頭でもお伝えしたとおり、レシート(紙に印刷された領収書)であっても有効になります。

とはいえ、「手書きには対応しない」という規定がない限り、断る理由もないでしょう。中には「手書きじゃないと会社が経費として認めてくれない」という方もいらっしゃいます。こうした事態に備えて、正式なフォーマットの領収書を文房具店や100円ショップなどで購入しておきましょう。

ちなみに、どうしても発行を急ぐ場合には、白紙に必要事項を手書きで記入して領収書とすることも可能です。「領収書(領収証)」と記したうえで、後述する「書き方」に沿って作成しましょう。

「手書きの領収書」と「レシート」、どちらを発行すべき?

次に、「手書きの領収書とレシート」では、どちらが望ましいかを考えてみましょう。

発行側受領側
・ 手書きの領収書は作成に手間がかかる

・ 手書き用の領収書用紙を準備しておかなくてはならない

・ レシートの発行ができない場合は、お客様からの要望に応えて手書きでも領収書を発行する必要がある

・ 手書きの領収書には商品の詳細情報が記載されていない場合が多い

・ レシートには金額だけでなく、購入品の個数や値段などが詳しく書かれている

・ 軽減税率や経費精算の関係から、レシートのほうが好まれる場合が多い

・ 感熱紙タイプのレシートは、劣化して文字が消える可能性がある

 

このように、レシートには店舗側にとってもお客様側にとってもメリットが多く、手書きよりも好まれる傾向にあります。

しかし、会社によっては社内の規定や習慣から、手書きの領収書を必要とするところも少なくありません。また、「レシートには宛名を書く欄がないから認められない」というところもあります。この場合は、レシートではなく手書きの領収書を発行するのが無難でしょう。

なお、二重申請などの不正行為を防ぐため、手書きの領収書を発行した場合は、レシートの発行を断るなどの対策が必要です。

 

領収書を手書きする際の書き方を解説

ここからは、具体的に手書きの領収書を作成する際の“書き方”を解説していきます。

前提として、領収書は「商品の代金を支払ったこと」を証明する書類です。会計済みの商品の代金を再請求してしまう・されてしまうといったトラブルを防ぐ役割があります。また、経費処理の場面などでも、「経費を使ったこと」の証明になります。

そのため、領収書は正確である必要があります。日付や宛名、金額、但し書き、発行者情報などの必要項目が記入されてない場合は、法的文書として無効になる場合もあります。また、ボールペンや万年筆など、後から文字を消して改変できない筆記具で書かれていることも重要です。作成の際には、十分に注意しましょう。

手書きの領収書の書き方

なお、今回は表記をすべて「領収書」としています。「領収証」との違いについては「領収書と領収証の違いをくわしく解説!レシートは代用できる?税務上の問題は?」をご覧ください。

 

手書きの領収書のポイント①日付

領収書には、発行した日付(年・月・日)を必ず記入します。基本的には、以下のような書き方のどれでも問題ありません。

なお、年の部分は和暦でも西暦でも構いません。間違いを防止するという意味で、西暦がおすすめです。

 

手書きの領収書のポイント②宛名

宛名は本来、必須ではないものの、ほとんどの領収書に欄が設けられています。お客様に表記を確認したうえで、注意しながら記入しましょう。宛名に誤記や漏れがあると、領収書を経費として認めない会社もあります。とくに、以下のポイントには気をつけてください。

ただし、宛名は法律上の必須項目ではないため、空欄のまま発行する場合もあります。

詳しい宛名の書き方については「領収書の宛名の書き方とは?書き間違いの直し方も紹介」で詳しくご紹介しています。

 

手書きの領収書のポイント③金額の書き方

取引の合計金額を記載します。領収書発行において、もっとも重要な部分です。なお、金額を記載する際には、改ざん防止のため、記号や文字で数字を挟み、金額を3桁ごとに区切ります。以下の3パターンが主な書き方です。

なお、経費処理上、消費税が含まれているか否かが分かるように記載してある必要があります。領収書の書式に消費税内訳などがあれば、そちらに記入しましょう。ない場合は、金額の下に「(内、消費税\○,○○○―)」と記載すると親切です。

 

手書きの領収書のポイント④但し書き

支払いが何の商品・サービスかを明確にするため、必ず記載します。「お花代」「文房具代」など、できるだけ具体的な商品・サービス名を書きましょう。

なお、「お品代」という表記も一般的に用いられていますが、推奨されません。お客様から求められない限りは、正しい商品・サービス名を記入してください。

 

手書きの領収書のポイント⑤発行者の情報

領収書を発行した会社(店舗)の情報を記載します。最低限、住所と名称(氏名)を記入する必要があります。

なお、一般的には捺印が求められますが、法律上の決まりではありません。ただし、印鑑があると偽造防止などの効果があり、かつ相手にていねいな印象を与えられます。規定がない限りは、捺印もセットと考えておきましょう。

 

手書きの領収書のポイント⑥収入印紙

合計金額が税抜き5万円以上(※)の領収書を発行する場合は、収入印紙の貼付が必要です。貼り忘れがあると、収入印紙税の脱税となり、追徴課税を受けるため注意しましょう。

なお、収入印紙を貼り付けた後は割印が必要です。「発行者の情報」を記載する際にも印鑑を使うため、準備しておきましょう。

領収書に消費税に関する記載がない場合は、税込み5万円以上で収入印紙の貼付義務が発生します。
収入印紙の詳しい説明は「領収書に貼る収入印紙のルールを解説!必要OR不必要は金額で変わる」でご確認ください。

 

 

手書きの領収書が必要となる場面は少なくありません。正しい領収書を発行できなければ、お客様からのクレームにつながる可能性もあります。手書きの領収書を作成する際は、この記事を参考にして、正確に記載しましょう。

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