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在宅(リモート)勤務の請求書作成はオンラインで!気を付けるべきポイントは?

業務効率化や働き方改革などによって、在宅(リモート)勤務で働く人々が多くなっています。特に、最近では新型コロナウィルス感染症の世界的流行を受け、在宅での業務に切り替えた人も多いのではないでしょうか。

業務効率化や働き方改革などによって、在宅(リモート)勤務で働く人々が多くなっています。特に、最近では新型コロナウィルス感染症の世界的流行を受け、在宅での業務に切り替えた人も多いのではないでしょうか。

この記事では、在宅(リモート)勤務における請求書の発行方法と、電子請求書発行に際する注意点などについてまとめます。

<目次>
在宅(リモート)勤務とは?請求書発行業務もできるの?
在宅(リモート)勤務における請求書の発行方法
在宅(リモート)で請求書を作成する場合の注意点

在宅(リモート)勤務とは?請求書発行業務もできるの?

在宅勤務とは、オフィスに出勤せずに、自宅で業務を行う勤務形態のことです。業務は主にパソコンを用い、会議はインターネットを通したビデオ通話などを利用することにより、オフィスに出勤した場合と変わらない業務を行います。

働き方改革や新型コロナウィルス感染症の世界的流行の影響で、従来はオフィスで行っていた業務を在宅業務に移行する企業が増加しています。

テレワークと在宅ワークの違いは?

在宅勤務と並んで、テレワークという言葉もよく耳にするようになりました。

テレワークとは、「tele = 離れた場所」と「work = 働く」を組み合わせた造語で、「ICTを活用した時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」のことを指します。

在宅勤務はテレワークの一種です。他にも、自宅やカフェ等で働くことを指すリモートワークや、モバイル端末を用いたモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務などの形態もテレワークに含まれます。

テレワークには、通勤など移動のコストが削減されて、業務効率および生産性が高まることや、ワークライフバランスが推進されることなどのメリットがあります。

このようなメリットから、在宅勤務などの柔軟な働き方の実現が推奨されています。

請求書発行業務もできる?

実際に、在宅勤務時でも、さまざまな業務をオンライン上で行えるようになっています。

例えば、MakeLeapsをはじめとするクラウドサービスを利用することで、請求書の作成や発行をインターネット上で完結でき、在宅勤務であっても請求書作成業務を行うことができます。

以下では、在宅勤務における請求書の作成・発行方法と注意点についてまとめます。

 

在宅(リモート)勤務における請求書の発行方法

請求書の基本的な作成方法は、オフィスであっても在宅勤務であっても同じです。

請求書には、法律上の正式なフォーマットがありませんので、必要な情報が洩れなく記載され、請求書の発行相手に正しく内容が伝わるものであれば問題ありません。

国税庁のホームページにある「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」によると、請求書に必ず書かなければならない記載事項は以下のとおりです。

ただし、これだけでは請求書を渡された相手は、いつまでにどこに振り込めばよいのかわかりません。

そのため、一般的に企業で発行する請求書には以下のような内容を記載します。

定期的に請求書を発行する場合は、タイトルに「○月分請求書」などと記載すればわかりやすいでしょう。請求番号は請求書を管理するための番号であるため、取引先コードを入れるなど番号が重複しないように工夫しましょう。

また、フリーランスの場合は、取引先の企業は複数のフリーランスと取引している場合も多いため、源泉徴収額などの注意事項を備考欄に入れておく、丁寧でしょう。

請求書の書き方については「【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる!個人事業主の方も必見!」も併せてご覧ください。

また「請求書エクセルテンプレート / フォーマット集」には、便利な請求書のテンプレートを多数掲載していますので、ぜひご利用ください。

 

請求書の作成においては、押印の有無や位置についてお悩みの方も多いと思います。

請求書に法的なフォーマットがないのは先にもお伝えした通りですが、請求書の発行自体も、法的に定められたものではありません。そのため、請求書への押印がないことによって、法的に正式な文書ではないとみなされることはありません。

請求書における押印は、おもに請求書の改ざん・偽造のリスクを防止し、その文書の信頼性を向上させるためだと考えられています。

このように請求書への押印は必ずしも必要ではありませんが、現在は印鑑を押しておく方が一般的であり、ビジネスマナーでもあります。

押印の場所については、請求書に捺印欄があれば、そのフォーマットに従いましょう。捺印欄がない場合は、会社情報の右側に、文字と被せるようにすると信頼性が担保できます。

請求書における捺印については「請求書に印鑑は必要?押す位置や種類についても解説!【フリーランス必見】」に詳しいので、併せてご覧ください。

 

在宅(リモート)で請求書を作成する場合の注意点

先にも説明したように、請求書に法的なフォーマットはありません。また、発行した請求書は、電子データのものであっても法的に有効で、税務調査においても問題はありません。

なお、請求書の電子化においては改ざん防止のため、ExcelやWordではなくPDFで送付するのが一般的です。

請求書の送付については「請求書はメールで送付しても大丈夫?郵送とは違う注意点や例文を解説」も併せてご覧ください。

 

ただし、請求書を受け取った側には請求書の保存義務があり、基本的に紙媒体での保存が求められます。

請求書を電子データで保存することは可能ですが、その場合、電子帳簿保存法第4条に基づいて納税地の所轄税務署長の承認を受けるなど、事前の手続きが必要です。

このように、請求書の保存は原則として原本で行うという請求書を受領する側の都合上、電子データの請求書と併せて、紙媒体の原本の郵送を求められることも少なくありません。

そのため、電子データの請求書を送付する場合は、取引先に原本を求められることも想定して準備しておくことが、スムーズな取引につながるでしょう。

請求書の発行や入金管理の効率化には、MakeLeaps(メイクリープス)がおすすめです。

MakeLeapsでは、予約した日に請求書を自動作成する「作成予約」サービスや、印刷・切手貼り付け・投函までの請求書発行業務をワンクリックで行ってくれる「郵送サービス」など、請求書発行に関わる業務の効率化を図れます。

 

この記事では、在宅勤務における請求書発行について詳しくまとめました。

請求書の発行は在宅勤務においても可能で、オフィスワークの場合と基本的には変わりません。ただし、請求書を受け取る側の事情もあるため、クライアントとの事前の確認が必要です。

請求書発行業務の効率化を図るためには、MakeLeapsなどのサービスを利用するのもいいでしょう。

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請求書の発行や郵送は部下に依頼していたのですが、スタッフがみんな忙しくなってきて「郵便物は自分で出しやがれ」的な雰囲気を察知したので、いやいや自分で郵送していました。MakeLeapsさんを知ったときは「これだっ」て思いましたね。封筒も切手も買いに行かなくていいですし、住所を書いたりプリントアウトする必要もなし。実際に数ヶ月利用してみたら、便利すぎて死ぬかと思いました。今後もバーチャル秘書としてよろしくお願いします。

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代表取締役/作戦本部長
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日本の中小企業の90%以上はエクセルで管理していて僕自身もそうでした。他社サービスもいろいろ比較検討した結果、当然一長一短はあるのですが、見やすさ、使いやすさという点で圧倒的にMakeLeapsでした。請求書を代理で発行して欲しい。という人は今後の働き方が多様化する上では非常に需要のあるサービスだと思いますし、その他の見積・請求書を作成する上でわかりやすいUIが非常に気に入ってます。これから更なるサービスの拡充を図るとも思いますので、使いながら応援していこうと思っております!

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CEO
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お客様に請求書を送ったり、フリーランサーの方から請求書を受け取ったりと、両方のエンドでMakeLeapsを使わせて貰っています。請求書の枚数自体はそんなにニーズがある方では無いのですが、数少ない出番だからこそ、入力が簡単であったり、カスタマイズと汎用性のどちらの面もそろえたフレキシビリティがなどが良いですね。ずばり便利なサービスです!

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