【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる!個人事業主の方も必見!

請求書はビジネスシーンに欠かせない重要な書類のひとつです。そんな請求書の書き方は、企業の経理担当者だけでなく、個人事業主(フリーランス)の方にも必要な知識といえます。

【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる!個人事業主の方も必見!

請求書はビジネスシーンに欠かせない重要な書類のひとつです。そんな請求書の書き方は、企業の経理担当者だけでなく、個人事業主(フリーランス)の方にも必要な知識といえます。

この記事では、基本的な請求書作成のルールや、企業と個人事業主それぞれの請求書に必要な項目、書類作成時に注意したいポイントをご紹介します。

<目次>
【請求書の書き方】トラブルを防ぐための基本を確認
請求書の項目・書き方をチェック【企業で発行する場合】
請求書の項目・書き方をチェック【個人事業主(フリーランス)の場合】
請求書でチェックすべき印鑑・消費税・封筒の書き方

 

【請求書の書き方】トラブルを防ぐための基本を確認

まずは請求書の書き方のルールを確認しておきましょう。
初めに理解しておきたいのは、法律上定められた正式な請求書の書き方やフォーマットはないということです。 そのため、必要な情報がもれなく記載され、取引先の相手に請求書の内容が正しく伝わるように作成すれば、基本的には問題ありません。

国税庁のWebサイトでは、請求書への記載事項として、以下の5つの項目が挙げられています。請求書を作成するときは、必ずこれらの情報を盛り込みましょう。

・書類作成者の氏名または名称
・取引年月日
・取引内容
・取引金額(税込み)
・取引先の氏名または名称

請求書を発行する目的は、取引先に入金してもらうことです。取引先の担当者が内容を把握しやすいよう配慮しながら書類を作成しましょう。

参考:国税庁 「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」

 

請求書の項目・書き方をチェック【企業で発行する場合】

企業で請求書を発行するときに必要な項目や、書き方をご紹介します。請求書に記載する主な内容は以下の通りです。

タイトル…「御請求書」や「○月分御請求書」などと記載します。
請求番号…社内で請求書の管理に用いる通し番号です。
宛先…取引先の会社名・住所・担当者名を記載します。
発行日…締日の日付を記載しても構いません。
作成者…一般的には、会社の角印を捺印します。ただし、発行者の会社名と住所が記載されていれば、印鑑は必ずしも必須ではありません。
請求明細…商品名・単価・数量・消費税率・消費税額・合計金額・備考などを記載します。
振込先…振込先の口座情報や支払期限を記載します。振込手数料を相手に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載しましょう。
支払期限…相手の社内規定により期限を定めます。

請求書(企業)

また、一般的な請求書のテンプレートには、担当者の検印欄が設けられています。

印鑑は請求書に必須の項目ではないため、主に社内での確認用という位置づけになります。そのため、特に社内で規定がなければ、検印欄はあってもなくても構いません。
ただし、以前に交わした書類上に、検印がない場合に内容が無効となる旨の注意書きがある場合には、印鑑が必要であるためご注意ください。

 

請求書の項目・書き方をチェック【個人事業主(フリーランス)の場合】

個人事業主(フリーランス)の方が請求書を発行するときに必要な項目や、書き方をご紹介していきます。

タイトル…「御請求書」などと記載します。定期的に発行する場合は「○月分御請求書」と記載しても構いません。
請求番号…個人で請求書を管理するための番号です。番号が重複しないこと、今後のために桁数に余裕をもって置くこと、何度も取引する相手には取引先コードを入るなど、後から探しやすい番号を付けます。
宛先…取引先の会社名・住所・担当者名を記載します。
発行日…請求書を発行した日付を記載します。
作成者…個人の氏名・住所・連絡先を記載します。
請求明細…商品名・単価・数量・消費税率・消費税額・合計金額・備考などを記載します。
振込先…振込先の口座情報や支払期限を記載します。振込手数料を相手に負担していただく場合は、「誠に勝手ながら、振込手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載しましょう。
支払期限…相手の社内規定により期限を定めます。
源泉徴収額…必須ではありませんが、対象となる報酬があれば記載すると取引先が内容を理解しやすくなります。

請求書(個人事業主)

法人が個人事業主(フリーランス)に報酬を支払う場合、支払う側は取引金額に応じて源泉徴収を行う義務があります。給与所得以外に、契約金や賞金などの料金も源泉徴収の対象です。

 

請求書でチェックすべき印鑑・消費税・封筒の書き方

ここでは、請求書の書き方で注意すべきポイントについてご紹介していきます。

特に気をつけたい印鑑の種類・消費税の書き方・封筒のサイズと書き方について、順を追って確認していきましょう。

請求書のポイント①印鑑の種類

請求書に捺印する印鑑は、法律上は必須の項目ではありません。押印のない請求書であっても、法的には有効な書類とみなされます。
ただし、取引先の企業によっては請求書に捺印を求められるケースがあります。そのような場合には、社内の書類作成の規定や改ざん防止の観点から、印鑑が使われています。

請求書に捺印する場合、法人であれば会社名の入った正方形の角印を、個人事業主(フリーランス)は普段使っている印鑑を押すことが一般的です。

請求書に押す印鑑についての詳しい解説は、以下の記事をご覧ください。
請求書に印鑑は必要?押す位置や種類についても解説!【フリーランス必見】

請求書のポイント②消費税の書き方

消費税を記載する場合、「内税(うちぜい)」と「外税(そとぜい)」の2種類の記載方法があります。どちらを選んでも構いませんが、内税と外税のどちらで計算したか明らかであり、かつ消費税額がわかる書き方をすることが大切です。

一般的には、請求書の請求明細欄に、小計・消費税・合計金額をそれぞれ記載します。なお、消費税の計算では小数点以下の端数がすべて切り捨てとなります。

2019年10月以降は消費増税と軽減税率の導入を踏まえて請求書を作成しましょう。その際は、軽減税率の対象となる商品にわかりやすい印を付け、合計金額欄の下部に消費税率8%と10%の商品それぞれの消費税額を分けて記載します。

請求書のポイント③封筒のサイズと書き方

請求書を送付するときに使う封筒のサイズは、「長形3号(長3)」または「角形2号(角2)」を選ぶのが一般的です。
長形3号は120mm×235mmの形式であり、A4サイズの書類を三つ折りで入れられます。一方の角形2号は240mm×332mmの形式であり、A4サイズの書類を折らずにそのまま入れられる大きさです。

通常通り封筒の宛名を作成したら、青色または黒色で「請求書在中」と記載し、資格で囲みます。縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下に記載しましょう。

請求書を送付する封筒の詳しい書き方については、以下の記事でご紹介しています。
「請求書在中」封筒への書き方まとめ!スタンプや手書きのルールも解説

なお、メールで請求書を送付する方法や注意点は、以下の記事でご確認ください。
請求書はメールで送付しても大丈夫?郵送とは違う注意点や例文を解説

 

この記事では、請求書の書き方の基本をご紹介しました。請求書には法律で定められた書き方やテンプレートがないため、紹介した必須の記載項目を押さえるとともに、取引先と調整しながら形式を決めていきましょう。

の提供で

クラウドで見積・納品・請求書を
かんたん作成、郵送

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。

幅広い企業層に支持されています

あびるやすみつ 様
代表取締役
AbiStudio.com株式会社

請求書の発行や郵送は部下に依頼していたのですが、スタッフがみんな忙しくなってきて「郵便物は自分で出しやがれ」的な雰囲気を察知したので、いやいや自分で郵送していました。MakeLeapsさんを知ったときは「これだっ」て思いましたね。封筒も切手も買いに行かなくていいですし、住所を書いたりプリントアウトする必要もなし。実際に数ヶ月利用してみたら、便利すぎて死ぬかと思いました。今後もバーチャル秘書としてよろしくお願いします。

鴨志田由貴 様
代表取締役/作戦本部長
作戦本部株式会社

日本の中小企業の90%以上はエクセルで管理していて僕自身もそうでした。他社サービスもいろいろ比較検討した結果、当然一長一短はあるのですが、見やすさ、使いやすさという点で圧倒的にMakeLeapsでした。請求書を代理で発行して欲しい。という人は今後の働き方が多様化する上では非常に需要のあるサービスだと思いますし、その他の見積・請求書を作成する上でわかりやすいUIが非常に気に入ってます。これから更なるサービスの拡充を図るとも思いますので、使いながら応援していこうと思っております!

藤本崇 様
CEO
株式会社IntheStreet

お客様に請求書を送ったり、フリーランサーの方から請求書を受け取ったりと、両方のエンドでMakeLeapsを使わせて貰っています。請求書の枚数自体はそんなにニーズがある方では無いのですが、数少ない出番だからこそ、入力が簡単であったり、カスタマイズと汎用性のどちらの面もそろえたフレキシビリティがなどが良いですね。ずばり便利なサービスです!

の提供で

見積・請求書の作成苦労から
解放致します

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。