企業間の取引では請求書が発行されます。一般的に封筒に入れて発送しますが、封筒の書き方、使い方にはマナーがあるため注意が必要です。
今回は、ビジネスマナーのひとつと言える請求書の封筒の書き方・使い方についてお話します。
＜目次＞
・請求書の封筒の書き方（表面）
・請求書の封筒の書き方（裏面）
・請求書の封筒への折り方＆入れ方
・請求書の封筒の選び方
請求書の封筒の書き方（表面）
請求書を入れる封筒の表面には以下の内容を記載します。
- 宛先の住所
- 宛先の会社名、部署名、担当者名
- 「請求書在中」の文言
住所は郵便番号から正確に記載します。記入枠がある場合はその中に、ない場合も右上に記載しましょう。
住所は郵便番号の真下に、都道府県から記載します。
「請求書在中」の文言は、送付先が郵送物の中から請求書を識別しやすくするためのものです。スタンプで押印するのが一般的ですが、最初から印字された請求書もあります。
左上には切手も忘れずに貼り付けてください。
宛先については数パターンの書き方がありますので注意が必要です。
以下では一般的な角形2号の封筒を例に宛先の書き方パターンをご紹介します。
担当者宛に送付する場合
担当者宛に請求書を送付する場合、封筒の中央部に右から会社名、担当者名の順で記載します。どちらも住所の上端から1文字分下げた位置から書き始めてください。
会社名は「（株）」「（有）」を使用せず、正規名称を記載します。この際、会社名の下に「御中」は必要ありません。
会社名の左隣に役職名、担当者名、「様」を1行で記載してください。この行の文字は会社名よりも一回り大きく記載しましょう。担当者名が不明の場合は「ご担当者様」と記載します。
部署宛に送付する場合
部署宛に送付する場合、会社名の左隣に部署を記載します。担当者宛に送付する場合は「様」を敬称として用いましたが、部署名の場合は「御中」を使用しますので注意してください。
会社宛に送付する場合
宛先として会社名のみを記載する場合は、中央に会社名を1行で記載します。
この場合も使用する敬称は「御中」です。
請求書の封筒の書き方（裏面）
請求書封筒の裏面は送り主の情報を記載する面です。
具体的には以下のような内容を記載します。
- 送り主の住所
- 送り主の会社名／氏名
- 送付日
- 〆（封じ目）
裏面に郵便番号の記入枠がある場合はその中に郵便番号を記載しますが、ない場合は住所の上に横書きで記入します。送付日は裏目の左側上部に記載するのが一般的です。
封じ目は封の中央に「×」にならないように記入してください。「〆」以外に「封」「緘」といった封じ目があります。
裏面は継ぎ目の有無によって書き方が異なります。
裏面に継ぎ目がある場合
請求書封筒の裏面に継ぎ目がある場合、継ぎ目を境にして右側に住所を、左側に氏名を記載します。
裏面に継ぎ目がない場合
請求書封筒の裏面に継ぎ目がない場合は、住所・氏名を左側に寄せて記載します。
請求書の封筒への折り方＆入れ方
封筒のサイズによっては、請求書を折らなければ入らないことがあります。この際、請求書の折り方や入れ方にもマナーがあるため、注意が必要です。
請求書・同封書類の折り方、封筒への入れ方についてご説明します。
封筒に入れる前に！請求書や書類の折り方は？
請求書は一般的に横書きです。
折って封筒に入れる場合は、三つ折りにします。この際、最初に下から折り、次に上から折るようにしましょう。開いたときに「請求書」と書かれた面が一番上に来るようにするのがポイントです。
請求書と縦書きの送付状を同封する場合は、請求書の上に送付状を重ねて三つ折りにします。
請求書の折り方と同様、まず下から折り上げ、次に上から下に追ってください。広げたときに「拝啓」と書かれた面が一番上に来れば正解です。
請求書の封筒への入れ方は？
請求書を封筒に入れる際は、封筒を裏返しにし、書類の上端が右にくるようにして入れます。三つ折りになっているため隠れて見えませんが、「請求書」「拝啓」と書かれた部分が右に来るような状態です。
請求書の封筒の選び方
封筒にはさまざまな種類がありますが、請求書送付に使える封筒は決まっています。以下では、請求書用封筒のサイズ、色、価格帯についてお話しします。
主に使われる2種類の封筒
請求書を送付する封筒には、以下の2つの規格が使われます。それぞれ、中身がフィルム越しで確認できる窓付きのタイプもあります。
- 長形3号（長3）
120mm×235mmのサイズ。A4サイズの書類が三つ折りで入る。
- 角形2号（角2）
240mm×332mmのサイズ。A4サイズの書類がそのまま入る。
請求書封筒の色
封筒の色については明確な決まりはありませんが、取引先が請求書の封筒を一目で識別できるようにするため、白か薄い青の封筒を使うのが一般的です。
赤い封筒は「赤字」を連想させることから、通常は用いられません。
価格帯
請求書用封筒の価格は一枚10~25円程度です。通常は複数枚のセットで販売されています。
「請求書在中」は手書きでも構いませんが、毎月多くの請求書を送る場合はスタンプを使うと楽です。
「請求書在中」のスタンプは100円ショップなどで購入できます。
メール添付の請求書を受け付けている企業も増えていますが、現状は郵送で請求書を送らなければならない場面も少なくありません。
急な依頼にも慌てないように、今回ご紹介したような請求書を封筒で送る際のマナーを身に付けておきましょう。
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