【英語の請求書】伝わる例文と送付メールの書き方は?invoice/bill/checkの違いも

英語で請求書を作成し、やり取りを行うには、請求書業務で使われるビジネス表現や英語圏のビジネスマナーを理解しておくことが大切です。 この記事では、英語で請求書を作成する方法、送付や依頼メールの書き方を、よく使用される英語表現や例文を交えて解説します。

英語で請求書を作成し、やり取りを行うには、請求書業務で使われるビジネス表現や英語圏のビジネスマナーを理解しておくことが大切です。

この記事では、英語で請求書を作成する方法、送付や依頼メールの書き方を、よく使用される英語表現や例文を交えて解説します。

<目次>

英語で請求書は「invoice」。でも「bill」「check」と言う場合も?
英語での請求書の書き方は?記載項目と送付メールの例文を解説
こんな時どうする?請求書メールの英語表現
英語による請求書のやり取りで役立つビジネス表現

 

英語で請求書は「invoice」。でも「bill」「check」と言う場合も? 

日本語で「請求書」を英語で表現するには、同時に「納品書」の意味も持つ「invoice」を使います。

その他、「bill」や「check」といった単語も請求書を表現しますが、それぞれニュアンスが異なります。

「bill」は「お勘定」の意味も持ち、すぐに支払いが生じる飲食店での会計やオンラインショッピングで使用されます。

また、「check」という表現が使用されるのはアメリカ英語圏に限定され、やはり「飲食店の会計」を表します。

 

英語での請求書の書き方は?記載項目と送付メールの例文を解説

基本的な請求書の作成方法は、国内の(日本語の)請求書とほぼ変わりません。そのため、現在使われている請求書をもとに、文章を英語に書き換えたものを使用することもできます。

英語で請求書を作成するには、次の項目を含めるとよいでしょう。

1. Titleタイトル
2. Invoice Date請求書発行日
3. Invoice Number請求書発行番号
4. Due date支払い期日
5. Company Information自社情報
6. Customer Information取引先情報(請求書宛先)
7. Customer Information取引先情報(送付先)
8. Description請求明細
9. Payment Terms支払い条件

振込での支払いを依頼する場合は、支払条件に振込先の情報も追記しておきましょう。

なお、取引先へ事前に次のことを確認しておけばスムーズに請求書を作成できます。

日本語の請求書作成の方法や注意事項については、「【請求書の書き方マニュアル】これだけでわかる!個人事業主の方も必見!」をご参照ください。

 

英語の請求書送付メールの書き方

それでは、英語での請求書を、例文と日本語訳でみていきましょう。


①Title: New Invoice #0001234 for ○○○ Inc.

株式会社○○への新規請求書0001234番

Dear Satou,

Thank you for your order.

Please find the attached invoice for your payment.

佐藤様

この度はご注文いただきましてありがとうございます。

請求書を添付致しましたのでご確認下さい。

The amount to be paid is $1,200 and it’s due on July 10th.

If you have any questions, please don’t hesitate to let us know.

お支払い金額は$1,200で、期限は7月10日までです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡いただければと存じます。

④It was a pleasure doing business with you.

Best regards,

James Johnson

あなた方と取引できて光栄です。


①件名

スパムメールと間違えられるのを防ぎ、また検索で簡単に見つけられるよう、件名に「どの取引の請求書なのか」が分かるキーワード等を入れます。

・New Invoice #[Number] for [Customer’s company name]

([取引先会社名]への新規請求書#[請求書番号])

・Invoice #[Number] for [Product/Service] due [Date]

([製品/サービス]の請求書#[請求書番号]は[日付]が期限です。)

②請求書添付を明記

請求書を添付した旨を本文に明記します。

・Please find the attached ~(~を添付しております)

併せて支払い期限を連絡するには、次の表現が便利です。

・Please see our attached invoice for (ProductまたはService), due on [Date].

(製品の請求書を添付しておりますので[Date]までにお支払いください。)

③支払条件の連絡

請求書の送付は、支払い要求の連絡という側面を持ちます。請求書で見落とされないよう、支払い期限などの重要な情報はメール本文に明記しておくとよいでしょう。

④お礼の言葉

appreciate ~ (~に感謝する) や pleasure(喜び)などの表現で、取引できることに謝意を述べます。

・We greatly appreciate your business.(お取引にとても感謝しております。)

 

こんな時どうする?請求書メールの英語表現

英語での請求書のやり取りでトラブルが発生しました。そんな時、次の項目を参考にしてください。

請求書が来ないとき、英語で送付を依頼するには?

約束の日を過ぎても請求書が届きません。メールで次の例文を参考に請求書の発行を依頼しましょう。

・We haven’t received an invoice yet.

請求書をまだ受け取っていません。

・Regarding our purchasing order no.0001234, please kindly issue an invoice by the end of this month.

注文書番号0001234について今月末までに請求書を発行してくださいますようお願いいたします。

・Please issue your invoice by June 30th.

6月30日までに請求書を発行してください。

・Please contact us by email.

メールでご連絡をお願いいたします。

請求書を送っても振り込まれないときの英語表現は?

約束の日時を過ぎても取引先から支払いがありません。メールで次の例文を参考に支払い状況を確認しましょう。

・We’re yet to receive payment for the invoice #0001234 for (Product), which was due on July 10th.

7月10日が期限となっていました請求書番号 0001234 のお支払いをまだ受け取っていません。

・Please let us know when we could expect to receive payment.

お支払いの予定時期をお知らせください。

・If you’ve already paid, then the transaction is probably being processed, so please disregard this message.

すでにお支払い済みの場合、取引はおそらく処理中であるため、ご返信には及びません。

 

英語による請求書のやり取りで役立つビジネス表現

英語で請求書をやり取りするには、次の英語表現を知っておくと便利です。

■請求書情報

請求書を識別するため上部に記載されることが多い項目です。請求書発行日付は単に「Date」と表現されることもあります。

■請求詳細

請求書の明細部分に使われます。下部の「金額詳細」箇所と合わせて、金額が記される見積書や請求書などで頻繁に使用される用語のため、覚えておくと便利です。

■金額詳細

請求金額に関わる箇所で使われます。請求書により支払い金額の表示は Total または Balance due が使われます。

■支払い詳細

支払い条件を記載する場合に使われます。


英語においても、ビジネスメールは要件を簡潔に伝えることが求められます。定型文を組み合わせることで文面が簡単に作成できるため、特別な準備は必要ありません。

また、今後、海外とのやり取りで請求書を発行する際に備えて、この記事を参考に自社に合ったテンプレートを作成しておくと便利です。ぜひご活用ください。

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