見積書の書き方とは?消費税・条件の記載についても解説!増税前後の対応方法も

見積書はクライアントと取引を進めるうえで重要な書類のひとつです。しかし、まだ入社して間もない新入社員の方や、最近になって営業対応が増えたという方のなかには、作成方法に不安を覚える方も少なくないでしょう。

見積書の書き方とは?消費税・条件の記載についても解説!増税前後の対応方法も

見積書はクライアントと取引を進めるうえで重要な書類のひとつです。しかし、まだ入社して間もない新入社員の方や、最近になって営業対応が増えたという方のなかには、作成方法に不安を覚える方も少なくないでしょう。

そこで今回は、ビジネスパーソンとして知っておきたい、見積書の詳しい書き方や、消費税引上げに伴う注意点などをご紹介します。

<目次>
見積書の書き方とは?項目のパーフェクトガイド
見積書の書き方で注意するポイント
消費税10%引上げに伴う見積書の変更
ツールを使って1分で見積書を作る方法

見積書の書き方とは?項目のパーフェクトガイド

見積書には決められた形式はなく、会社や商品・サービスによって記載事項が異なります。一般的な見積書に必要な項目を確認していきましょう。

 

見積書の各項目の解説

 

  1. 「見積書」タイトル
    何のための書類かわかりやすくなるよう、大きくはっきりと「見積書」と記載します。なお、「お見積り」などの記載方法でも問題ありません。
  2. 見積書を送る宛先
    法人または個人のお客様の宛名が入ります。会社名や部署名が宛名の場合は「御中」、個人名が宛名の場合は「様」をつけます。ただし、「〇〇株式会社御中 ××様」のように、「御中」と「様」を同時に使わないよう注意しましょう。会社名や部署名と担当者名を併記する場合は、「〇〇株式会社 ××様」のように“御中”を外してください。また、場合によっては先方の所在地などを記載することもあります。
  3. 見積書の発行日
    見積りがいつのものかを確認するための項目です。見積の有効期限を設けるためにも必要になります。
  4. 提出者の会社名、住所、電話番号など連絡先
    見積書を差し出す側の情報(会社名、所在地、担当者名など)を正確に記載します。何らかの問題があった場合に、クライアントがすぐに問い合わせできるよう、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を示しておくのも大切です。
  5. 見積書の通し番号
    自社内にて書類を管理する際に役立つ番号です。管理表等に番号を紐付けておけば検索性が上がり、書類を一つひとつめくって確認する必要もなくなります。
  6. 見積書件名
    プロジェクト名やサービス名などに名称がある場合に記載します。
  7. 見積書の有効期限
    申し込みの誘引や価格変動回避、そのほかクライアントとのさまざまなトラブル防止のために記載します。
  8. 合計金額
    最終的にかかる金額を税込で記載します。⑩と重複しますが、こちらはより分かりやすく、大きなフォントで表記するのが一般的です。
  9. 項目名/数量/単価/金額
    見積りの詳細部分です。項目名には、相手にも何の品かはっきりわかるように記載しましょう。デザインやプログラミングなどは、作業を段階に分けて記載し、それぞれの料金を明記するのがおすすめです。数量で具体的な数の記載が難しいときは、「1セット」のように表示してもかまいません。単価には商品やサービスひとつあたりの料金を入れ、金額の項で単価と数量をかけた金額を表示します。
  10. 小計/消費税/合計金額
    小計は提供する商品やサービスの金額をすべて合わせた料金です。そこにかかる消費税を計算し、合計金額を提示します。合計金額は、⑧の金額と合致しているか確認しましょう。
  11. 備考
    クライアントとの間で誤解が生まれないよう、上記で説明しきれない条件や納期、前提条件などを補足する部分です。

 

見積書の書き方で注意するポイント

前項でご紹介した各項目は、見積書を作成するうえで、いずれも重要なものばかりです。この中から、とくに注意しておきたい項目と、記載時のポイントを以下でご説明します。

ポイント①有効期限は必ず入れる

有効期限(⑦)について、より詳しくご紹介していきます。

見積書に有効期限を入れるのは、ビジネス上のさまざまなトラブルを避けるうえで重要です。有効期限を設定せず、見積書の作成と受注の時期が離れてしまうと、その間にコストが変動し、赤字受注になることも考えられます。また、受注する時期によっては稼働リソースが確保できなくなる可能性もあります。

一般的に、有効期限は「提出後XXカ月以内」や「XXXX年XX月XX日まで」などのように表記されます。具体的な日付を書くほうがわかりやすいため、後者の書き方を選択する企業が多いようです。

有効期限までの日数は企業によって異なり、領収書発行から2週間程度のところもあれば、半年ほど設けているところもあります。もっとも多いのは、1カ月間有効というものです。
有効期限は短すぎても長すぎてもいけません。扱う商材にもよりますが、クライアントが発注を決断するのに最適な日程を考慮しましょう。

ポイント②税込・税抜の金額はどちらも記載

金額表記(⑩)のポイントについて、より詳しく解説します。

見積書に記載する金額は、小計と消費税額、税込の合計金額を分けて表記するのが一般的です。見積書に税込価格や消費税を記す法的義務はありません。
しかし、見積書が税抜価格にもかかわらず、クライアントが税込価格だと勘違いすれば、商談を進めていくなかでトラブルに発展するおそれがあります。実際に請求する金額が税込である以上、その額を明記しておくのが無難です

また、消費税引上げに伴い、税込の合計金額も上がります。その際、小計が値上がりしたと思われないためにも、小計と消費税額、合計金額は分けて記載しましょう。

ポイント③備考には前提条件などを記載

備考(⑪)には、こちらが提供する商品やサービスの前提条件を書くのがポイントです。例えば、見積書で提示した金額と実際に請求する金額が異なる可能性がある場合は、備考欄に書き加えておくとクライアントとの解釈違いを防げます。

また、納期や納品先などの情報を補足するのもおすすめです。特に納期は発注するかどうかの決め手にもなります。「発注から5営業日で納品」のように具体的な日程をわかりやすく記載しましょう。

ほかには、「振込手数料はお客様の負担となります」や「入金は●月●日まで」など、振り込みに関する事項が記載されるケースも少なくありません。クライアントの立場になって考え、必要な補足事項を盛り込みましょう。

 

消費税10%引上げに伴う見積書の変更

見積書作成においてクライアントとのトラブルの原因になりかねないのが、消費税の引上げです。2019年10月1日から消費税は10%になる見込み(2019年5月末時点)です。納期が長く、発注や納品が消費税率アップの後になりそうなときは、見積書の金額についても留意しなくてはいけません。

見積書を2019年9月30日以前に提示していたとしても、納品や作業完了の日付が10月1日以降であれば、消費税は10%となります。ただし、消費税の引上げに伴って「経過措置」が適用される取引であれば、8%の税率のままとなるケースもあります。経過措置が適用される代表的なものは建築・工事等の請負契約や旅客運賃等、電気料金等です。

図解【経過措置】

経過措置適用の条件はそれぞれ異なります。例えば注文住宅の工事の場合、消費税を計上するのは住宅引き渡しの日です。
原則として、2019年10月1日以降に引き渡す注文住宅なら、消費税は10%となります。ただし、経過措置により、2013年10月1日から2019年3月31日までに契約を締結していた場合は、引き渡しが10月1日以降になっても消費税は8%のままです。見積書も消費税8%のまま提出してかまいません。

しかし、見積書を出すのが2019年4月1日以降で、納品や作業完了が10月1日以降になることがわかっている場合は、消費税10%で表記したほうが良いでしょう。

 

クラウド製品を使って1分で見積書を作る方法

事業者様のなかには、見積書や請求書をExcelで作成・管理されている方もいらっしゃいます。しかし、顧客情報の入力、金額の計算、通し番号の設定などをひとつずつ入力していくのは大きな手間です。
また、消費税増税の際には、税込み価格を表示する関数などの設定を変更しなくてはなりません。これらを手作業で行うことは、人為的なミスにもつながります。

見積書・請求書作成管理クラウド製品「MakeLeaps」なら、テンプレートを選び、必要事項を記入するだけで見積書が完成します。
もちろん、作成できる書類は見積書のみにとどまりません。発注書(自社宛/取引先宛)・注文請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、業務に欠かせない様々な文書に対応しています。クラウドサービスなので税制改正にも対応。変更漏れ防止にもつながります。

MakeLeapsでは、ほかにも、作業時間管理やクライアントの情報管理、郵送代行サービスなども行っています。月額料金は500円から。ニーズに合わせた複数のプランもご用意しております。まずは30日間の無料トライアルをお試しください。

 

見積書を正確に書くことは、ビジネス上のトラブルを防ぐほか、円滑な業務遂行に役立ちます。この記事を参考に、ミスのない見積書を提出しましょう。

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