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英語での納品書の書き方とメールでの表現!日本以外では納品書は珍しい

英語の納品書を作成する場合や、それをメールなどで送付する場合には、英語圏でも通じるビジネス表現を覚えておくことが大切です。この記事では、英語の納品書を作成する方法や、送付メールの書き方を、よく用いられる英語表現・例文を交えて解説します。

英語の納品書を作成する場合や、それをメールなどで送付する場合には、英語圏でも通じるビジネス表現を覚えておくことが大切です。この記事では、英語の納品書を作成する方法や、送付メールの書き方を、よく用いられる英語表現・例文を交えて解説します。

<目次>

納品書は英語で「delivery slip」「delivery note」
英語での納品書の書き方&メールでの連絡・送付を解説
納品書の作成・送付に使えるビジネス英語表現

 

納品書は英語で「delivery slip」「delivery note」

英語で「納品書」を表す言葉には以下があります。

「納品」を表す英単語は「delivery」で、ほかに配送などの意味を持ちます。「delivery」に「slip(伝票)」や「statement(報告書)」を付けることで、日本の「納品書」に近いニュアンスを伝えることができます。

なお、日本の納品書にもっとも近い英語表現は「statement of delivery」です。意味合いとしては「納品したことの報告」に当たります。ただし、この表現は、後述の理由のため、日本以外でほとんど使われることがありません。

日本以外では納品書は珍しい

さきほど、海外では「納品書」にあたる「statement of delivery」という表現があまり用いられないと述べました。というのも、英語圏の企業では、わたしたちに馴染みのあるような「納品書」を発行する習慣があまりないためです。

なお、海外でも「delivery note」という表現が用いられるケースは少なくありませんが、多くが運送業などの「配達伝票」の意味で用いられます。

英語圏では、請求書と納品書を兼ねて「invoice」とするケースが多い傾向にあります。

英語での請求書の書き方について知りたい方は「【英語の請求書】伝わる例文と送付メールの書き方は?Invoice/Bill/Checkの違いも」をご覧ください。

とはいえ、業務フローに納品書の発行が含まれている場合もあるでしょう。この場合は、「delivery slip」や「delivery note」を用いたうえで、書類について簡単な説明を添えるのが無難でしょう。

 

英語での納品書の書き方&メールでの連絡・送付を解説

ここからは、英語の納品書の書き方について解説します。また、メールで納品書を送付する際のポイントや例文もご紹介します。

英語の納品書の書き方!サンプルで解説

英語の納品書といっても、特別な項目が登場するわけではありません。英語圏では日本で一般的とされる「納品書」があまり見られないことからも、日本語の納品書を英語に翻訳したものを用いれば問題ありません。

なお、日本における納品書の書き方について知りたい方は「軽減税率に対応した納品書の書き方をサンプル付で解説」をご覧ください。

英語の納品書を作る際には、以下の項目を含めるようにしましょう。

  1. Title                                 タイトル
  2. Invoice Date                      納品書発行日
  3. Invoice Number               納品書発行番号
  4. Company Information    自社情報
  5. Customer Information    取引先情報(納品書宛先)
  6. Customer Information    取引先情報(送付先)
  7. Description                        納品明細
  8. Note (or Remarks)            備考
書類

納品明細には、以下のような項目を追加するとよいでしょう。

ビジネス英語での納品書送付メールの書き方

英語で納品書の送付を伝える際のメールの内容について解説します。


①Title: Delivery Slip for Order Number #0001234

件名:オーダー番号#0001234の納品書

②Dear Mr. Satou,
Thank you for your order of May 10.

佐藤様
5月10日のご注文、誠にありがとうございました。

Please find attached our delivery slip as a PDF file.

PDFで納品書を添付いたしましたのでご確認ください。

And please check if there are any mistakes in the number, size and so on of the delivered items with the PDF file.

また、納品数やサイズなどに間違いがないかご確認ください。

It was a pleasure doing business with you.

あなた方と取引できたことを光栄に思います。

Best regards,
Michael Daniels

どうぞよろしくお願いします。

マイケル・ダニエルス


①件名

英文のメールであっても、気を付けるべきマナーは日本におけるビジネスメールのマナーと大きな違いはありません。件名には取引内容を簡潔に記述します。また、迷惑メール混同防止と、検索性を高める意味で、取引番号を含めるのもいいでしょう。

②納品書の添付を明記

納品書がメールに添付されていることを本文へ記載します。

また、英語圏では用いられることの少ない「納品書」の役割についても簡単に記載しておきましょう。添付書類と納品物の内容を照らし合わせ、間違いがないか確認することをうながすひと言を入れておくと親切です。

③お礼の言葉

Pleasureやappreciateなどの言葉を使い、相手に対して取引ができたことの感謝を伝えます。

 

納品書の作成・送付に使えるビジネス英語表現

ここでは、納品書の作成や、納品書にまつわるメールのやり取りで使われることの多い英語表現をご紹介します。

納品書を送付したことを伝える英語表現

納品書を商品に同封した場合は、以下のような表現で確認をしましょう。

納品書のトラブルに関する英語表現

納品書が未着の場合や、再発行、返品に関わる表現です。

金額・支払い詳細に関する単語

海外において、納品書は請求書(invoice)と兼用されるケースがほとんどです。そのため、金額や支払い詳細に関する英単語も覚えておきましょう。

海外の企業との取引では、納品書の発行や受領はそれほど多くないかもしれません。しかし、日本の商習慣にのっとって取引を進める場合には、取引相手にそれを理解してもらう必があります。この記事を参考に、スムーズな納品書のやり取りを行いましょう。

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