無料

請求書を1分でサクッと作成!!
メイクリープス製品ウェブセミナー【10月15日(木) 】

×

英語での「発注書」の書き方をサンプルで解説!メールの例文も

英語の発注書は形式がある程度決まっているため、必要な項目や表現を押さえれば簡単に作成できます。 この記事では、英語での「発注書」の言い方、送付メールに使える英語表現を紹介します。

英語の発注書は形式がある程度決まっているため、必要な項目や表現を押さえれば簡単に作成できます。

この記事では、英語での「発注書」の言い方、送付メールに使える英語表現を紹介します。
また、英語での発注書の書き方をサンプル画像で解説します。

<目次>

英語で発注書は「purchase order」。PO、P/Oと略されることも
英語での発注書の書き方は?サンプルとメールの例文を解説
発注書の作成・送付に使えるビジネス英語表現

英語で発注書は「purchase order」。PO、P/Oと略されることも

「発注書」はビジネス英語で「purchase order」といいます。
purchaseには「購入」、orderには「注文」という意味があり、それぞれの頭文字を取って「PO」「P/O」と略されることもあります。

特に、「発注を依頼する書類やフォーマット自体」であることを強調したい場合は、「order  sheet」という表現もあります。

 

英語での発注書の書き方は?サンプルとメールの例文を解説

ここからは実際に、英語での発注書や送付メールの書き方を解説していきます。

英語の発注書の書き方をサンプルで解説

基本的な発注書の書き方は、英語でも日本語でも項目はそれほど変わりません。

そのため、日本語で作成した発注書を英訳したものを使用することも可能です。

日本語での発注書の書き方を詳しく確認したい方は「そもそも請書とは?読み方・意味・書き方を解説」を参考にしてください。

ただし、外国との取引では、貿易条件や支払方法、保険負担などについて事前に確認し、必要なら発注書に項目を設けるか備考欄に記載します。

貿易条件とは、外国との商業取引において、商品の毀損など危険負担や、運送の費用負担をどちらが負うか決めるものです。
船舶やコンテナなど輸送方法によって異なりますが、たとえば船舶用の貿易条件には次のものがあります。

・FAS(Free Alongside Ship):船側渡
・FOB(Free On Board):本船渡
・CFR(Cost and Freight):運賃込
・CIF(Cost, Insurance and Freight):運賃保険料込

FASは船積港で本船の横、FOBは本船の船上に商品を置いた時点で、売主の危険負担・費用負担が完了します。
CFRとCIFはFOBと同じ危険負担ですが、CFRは仕向港までの運賃のみ、CIFは仕向港までの運賃に加えて保険料も売主が費用負担するものです。
このように、貿易にかかる費用をどちらが負担するか、交渉して取り決めます。

支払条件は、多くの場合、売買契約書に記載された条件を適用します。
よく使われるのが「net 30days」「NET 30」です。

netとは「正味の」という意味で、ここでは「売上から前回の支払分などを引いた正味の金額を30日以内に支払う」ことを指します。また、振込先や銀行名、L/C(信用状)などを記載する場合もあります。

保険の負担先については、売主と買主のどちらが負担するかについて、「Covered by seller(buyer)」などと記載します。

英語の発注書に必要とされる基本的な項目は次の通りです。

  1. Title タイトル
  2. Date 発注書発行日
  3. PO Number 発注書発行番号
  4. Company Information 自社情報
  5. Customer Information 取引先情報
  6. Description 発注明細
  7. Delivery Date 納入日
  8. Shipping Terms 貿易条件
  9. Payment Terms 支払条件
  10. Insurance 保険の負担先

請求先(Bill to)、配送先(Ship to)が同じなら、「Bill/Ship to」とひとつにまとめることも可能です。
取引先の担当者名を記載するなら「Attn:Mr.〜」という書き方もあります。

6の発注明細は、品名や型番、数量や単価、各計金額などを書き、発注合計金額を記載します。
なお、サインをする際は、英語の発注書では自筆で署名をするのが一般的です。

ビジネス英語での発注書送付メールの書き方とは?

ここからは、発注書を送付するビジネス英語メールの書き方を、例文と日本語訳で解説します。

①件名
Title:Purchase Order #0001234
件名:発注書0001234番

②見積へのお礼
Dear Mr.Johnson,
Thank you for your quotation.
ジョンソン様
お見積りをいただき、ありがとうございます。

③発注書を電子ファイルで添付している旨を明記
Please find attached our purchase order #0001234 as a PDF file.
発注書0001234番を添付いたしましたので、ご確認をお願いします。

重要な事項の確認
We would like to remind you that the products must be delivered before September 20.
9月20日までに納品いただくようお願いいたします。

⑤結び
Please let us know if you have any questions.
Best regards,
Jiro Yamada
ご質問がございましたらご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

①件名

英文に限らずビジネスメールでは、何についての連絡か相手にすぐ伝わるように書く必要があります。
発注書を送付するときは、件名に、発注書の番号や、何の取引についての注文かを明記しましょう。

②見積へのお礼

事前に見積書をもらっている場合は、それに対するお礼を述べると好印象を与えられます。

③発注書を電子ファイルで添付している旨を明記

メールに電子ファイルを添付していることを伝えるには、次の例文を使うと便利です。

attached file(添付ファイル)が最も一般的です。
attached PDF file(添付のPDFファイル)やattached image(添付画像)などのように使います。

重要な事項の確認

期日や納品・支払方法などの重要な事項は、発注書内だけではなくメール本文でも確認しておきましょう。上記の例文のほかにも、次のような表現が用いられます。

⑤結び

質問事項や取引先のお礼を添え、「Best regard,」などの一般的な結びの句を記載します。

 

発注書の作成・送付に使えるビジネス英語表現

そのほか、次のフレーズを押さえておくと、発注書に関する交渉に活用できます。

発注書を添付するのではなく、直接メール本文に注文内容を列挙したいとき

We would like to order your products as follows:
Item: No.01234
Quantity: 20
Unit Price: $1,000

以下の商品を注文します。
製品名:No.01234        数量:20個       単価:1,000ドル

発注後に納入日などを変更したいとき

①Would it be possible to move the delivery date forward from September 30th to September 20th?
納入日を9月30日から9月20日に変更していただくことは可能ですか?

②We would like to change the quantity of No.01234 from 20 to 50.
No.01234の数量を20から50に変更したいです。

③Please could you send us a revised quotation?
再見積もりをいただけますか?

発注書の作成や送付に使う英語表現では、ケースに応じてフレーズを組み合わせれば、文面の作成に時間はかかりません。

この記事を参考に、海外との取引を進めましょう。

の提供で

クラウドで見積・納品・請求書を
かんたん作成、郵送

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。

幅広い企業層に支持されています

あびるやすみつ 様
代表取締役
AbiStudio.com株式会社

請求書の発行や郵送は部下に依頼していたのですが、スタッフがみんな忙しくなってきて「郵便物は自分で出しやがれ」的な雰囲気を察知したので、いやいや自分で郵送していました。MakeLeapsさんを知ったときは「これだっ」て思いましたね。封筒も切手も買いに行かなくていいですし、住所を書いたりプリントアウトする必要もなし。実際に数ヶ月利用してみたら、便利すぎて死ぬかと思いました。今後もバーチャル秘書としてよろしくお願いします。

鴨志田由貴 様
代表取締役/作戦本部長
作戦本部株式会社

日本の中小企業の90%以上はエクセルで管理していて僕自身もそうでした。他社サービスもいろいろ比較検討した結果、当然一長一短はあるのですが、見やすさ、使いやすさという点で圧倒的にMakeLeapsでした。請求書を代理で発行して欲しい。という人は今後の働き方が多様化する上では非常に需要のあるサービスだと思いますし、その他の見積・請求書を作成する上でわかりやすいUIが非常に気に入ってます。これから更なるサービスの拡充を図るとも思いますので、使いながら応援していこうと思っております!

藤本崇 様
CEO
株式会社IntheStreet

お客様に請求書を送ったり、フリーランサーの方から請求書を受け取ったりと、両方のエンドでMakeLeapsを使わせて貰っています。請求書の枚数自体はそんなにニーズがある方では無いのですが、数少ない出番だからこそ、入力が簡単であったり、カスタマイズと汎用性のどちらの面もそろえたフレキシビリティがなどが良いですね。ずばり便利なサービスです!

の提供で

見積・請求書の作成苦労から
解放致します

シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類をプロフェッショナルなデザインで効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった営業・経理業務に必要不可欠な書類をオンライン上で一元管理・送付することができます。


  • 作成予約 予約した日に請求書を自動作成します。
  • 郵送サービス ワンクリックで印刷、切手貼付、投函まで請求書発行業務を自動化します。
  • 商品一覧 商品のIDや価格、売上利益を登録できます。
  • ExcelやCSVにエクスポート 請求データはいつでもダウンロードできます。
  • 万全のサポート体制 電話やメール、チャットで迅速に丁寧に対応します。