封筒の宛先の書き方!ビジネスで使う宛名【様・御中・各位など】の使い分けも

ビジネスにおける書類送付ではいくつかのマナーを意識する必要があります。とくに、宛名の記載は第一印象を左右する重要な部分です。

封筒の宛先の書き方!ビジネスで使う宛名【様・御中・各位など】の使い分けも

ビジネスにおける書類送付ではいくつかのマナーを意識する必要があります。とくに、宛名の記載は第一印象を左右する重要な部分です。こちらでは、宛先の書き方や敬称の使い分けについてお話しします。

<目次>
封筒の宛先の書き方は?ビジネスの基本は縦書き(表面)
宛先【様・御中・各位など】の使い分けを解説
【具体例付き】封筒の宛名書き(敬称)まとめ

封筒の宛先の書き方は?ビジネスの基本は縦書き

ビジネス文書を郵送する場合、封筒の記載内容は縦書きにするのが基本です。ただし、長辺が横向きの洋封筒などを使う場合は、封筒の向きにならって横書きで記載します。

ビジネスで送ることが多い書類のひとつが請求書です。「請求書の封筒の書き方ガイド(封筒の選び方・請求書の折り方など)」では請求書送付で使う封筒の書き方についてまとめています。ここからは、縦書き封筒の書き方について表面と裏面に分けてご説明します。

縦書き封筒(和封筒)の宛先の書き方①表面

封筒の表面には宛先の住所を右端から記載します。書き出し位置は郵便番号欄から1文字分程度下げるようにしてください。番地などの数字には漢数字を用い、ビル名やフロア数も省略せず記載します。

住所の左隣には会社名・部署名を記載します。住所の書き出し位置から、さらに1文字分下げた位置で書き始めるのが基本です。会社名にアルファベットが入っている場合も、1文字ずつ縦に書きます。部署名を同じ行に書ききれない場合は行を分けましょう。

封筒の中央には、書類を送る相手の名前を記載します。まず、肩書きを小さな文字で書き、その下に名前を記載するのが一般的です。同じ行に収まらない場合は、名前の右に肩書きを書いても問題ありません。

切手を貼る位置は、封筒表面の左上です。切手と郵便番号欄が横並びになるようにします。

縦書き封筒(和封筒)の書き方②裏面

封筒の裏面には送り主の情報を記載します。中央に寄せて記載するのが基本的なマナーですが、近年は左側に書く方法も一般的です。

表面と同様、住所から書き始めます。数字を漢数字にする、ビル名・フロア数まで省略しない、といったマナーは封筒の表面の書き方と共通です。住所の左隣には会社名・部署名を記載し、そのさらに左隣に差出人の名前を記載します。

封をしたあとには、のり付けした部分に封締めを記載しましょう。「〆」、もしくは「封」と書くのが一般的です。必要に応じて、左上に封かん日を漢数字で記載します。

封筒の表面に書く「外脇付け」とは?

封筒の表面には必要に応じて「外脇付け」を記載します。「外脇付け」とは、開封前に書類の内容や重要度を知ることができるアナウンスのようなものです。基本的には赤字・赤枠で封筒の左下に記載しますが、青や黒で記載するのも一般的となっています。手書きで書いても構いませんが、スタンプを使ったり、宛名と一緒に外脇付けも印刷したりすると便利です。

代表的な外脇付けが、「本人が開封してください」という意味をあらわす「親展」です。そのほかにも、「至急」「重要」「請求書在中」「履歴書在中」といった外脇付けがあります。

請求書在中については「「請求書在中」封筒への書き方まとめ!スタンプや手書きのルールも解説」でくわしく解説しています。

 

宛先【様・御中・各位など】の使い分けを解説

宛先の名前には「様」「御中」など敬称をつけます。以下では、これらの敬称の使い分けをご紹介します。

個人宛「様」の使い方

特定の個人に向けて書類を送る場合は「様」を用います。お互いの立場や関係性にかかわらず、個人であれば使用可能です。ビジネスでは漢字の「様」が最も一般的であり、「さま」「サマ」を用いるとカジュアルな印象を与えます。

複数の個人名を宛先に記載する場合は、それぞれに「様」が必要です。「殿」も個人名に使う敬称ですが、目下の人に使う言葉とされているため、ビジネスでは避けたほうが無難でしょう。

団体・組織宛「御中」の使い方

「御中」は、会社や部署、学校、施設など、組織や団体に対して使用する敬称です。ビジネスの書類送付で使用する場合は、社名や部署名の下に記載します。送り先の個人名がわかっている場合は「様」を用い、わからない場合は「御中」と用いるのが一般的です。

「御中」をほかの敬称を一緒に使うことはできません。例として、「〇〇事業部御中 △△□□様」といった記載は間違いです。

複数人宛「各位」の使い方

「各位」は複数の目上、目下にかかわらず個人に対して使用する敬称です。相手を敬うニュアンスが込められています。「~の皆様へ」と言い換えることもできます。

「様」や「御中」と各位を併用することはできません。例えば、「お客様各位」といった記載は本来間違いです。一方で、このような書き方であっても社会通念上許容されてケースも多く、相手と場合によっては必ずしもマナー違反ではありません。

「様方」や「気付」の使い方

「様方」は、送付先住所の世帯主の名字と受け取る個人の名字が違う場合に使う敬称です。「山田様方 鈴木一郎様」のように使用します。

「気付」は送付先企業の送付先の企業・組織に所属していない人に対して、その企業経由で書類を送りたい場合に使う敬称です。最終的な送り先が個人の場合は「様」を、組織の場合は「御中」を「気付」のあとに記載します。

 

【具体例付き】封筒の宛名書き(敬称)まとめ

具体例とともに、宛名の敬称の書き方をご紹介しましょう。

会社宛・担当部署宛の場合

会社全体を宛名として書くこともできます。この場合の敬称は「御中」です。部署を指定する場合は部署名の下に「御中」を記載し、会社名の下には敬称をつけません。

個人に送る場合

担当者など、企業の個人に向けて書類を送る場合は、個人名の下に「様」を記載します。役職がある場合は、名前の前に記載しましょう。教師などには、「先生」を敬称として使うこともできます。

 

この記事では、封筒の宛名記載に関するビジネスマナーを紹介しました。ビジネスでは、間違った方法で宛名を記載すると印象を悪くしてしまうかもしれません。

郵送で書類を送ることが多い場合は、この記事を参考に、正しい宛先の書き方・ビジネスマナーについて理解しておきましょう。

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