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【テレワークの課題】企業・個人が導入前後に抱える課題と解決策

テレワークを導入する企業が増え、多くの人の働き方が変化しつつあります。 テレワークには多くのメリットがある一方、導入に際して課題もあり、テレワークの導入に足踏みする経営者の方も多いのではないでしょうか。

テレワークを導入する企業が増え、多くの人の働き方が変化しつつあります。

テレワークには多くのメリットがある一方、導入に際して課題もあり、テレワークの導入に足踏みする経営者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、テレワーク導入前後の課題や、課題解決の方法についてまとめます。

<目次>
【課題を知る前に】テレワークとは何?導入増加の理由は?
テレワーク導入における課題とは?解決策と併せて紹介
 

【課題を知る前に】テレワークとは何?導入増加の理由は?

総務省の定義によれば、テレワークとは「情報通信技術(ICT)の利用により時間・空間的束縛から解放された多様な就労・作業形態のこと」です。

テレワークにはいくつかの形態があり、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス(施設利用型勤務)の3種類に大きく分類されます。

近頃、耳にすることも多い「在宅勤務」とは、自宅を就業場所とするテレワークのことです。

また「モバイルワーク」は、ノートパソコンやタブレット端末での通信を用いた就労形態全般を指します。施設に依存せず、時間や場所などの環境にとらわれない状態の勤務形態です。

サテライトオフィス(施設利用型勤務)とは、本社とは離れた場所に就業施設がある勤務形態のことですが、遠隔勤務ができるように通信設備を備えた事業所という意味で使われることが多くなっています。

テレワークは働き方改革や新型コロナウイルスの感染防止策として注目され、多くの企業等で取り入れられるなど、普及し始めています。

テレワーク導入のメリットは、ウイルス感染防止につながることだけではありません。

移動時間の削減による業務の効率化・生産性の向上、ワークライフバランスの実現、企業のオフィス付近に住む必要がなくなることから地域活性化といった利点も挙げられます。

テレワーク導入企業が急増中

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の流行による影響で、テレワークの認知度が上昇し、導入する企業が増加しています。

国土交通省が2020年3月に発表した「テレワーク人口実態調査」によると、感染症拡大による緊急事態宣言の発令前であるものの、「テレワークという働き方を知っていた」と回答した人の割合は32.7%で、前年度よりも2.8%上昇しています。

さらに、テレワーク実施状況については、「勤務先から感染症対策の一環としてテレワーク(在宅勤務)を実施するよう指示があった・推奨された人」の割合は、併せて67.0%(それぞれ18.5%、48.5%)であり、3人に2人以上がテレワークを指示・推奨されたことになります。

 

テレワーク導入における課題とは?解決策と併せて紹介

テレワークには多くのメリットがある一方で、テレワークを導入する企業の増加により、さまざまな課題も見えてきました。

ここからは、テレワーク導入前後の課題、さらにその解決策についてご紹介します。

テレワークの課題①必要なシステムが整備されていない

テレワーク導入の課題として、まず「必要なシステムが整備されていない」ことが挙げられます。

総務省が2018年3月に発表した「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」によれば「テレワークを利用する上での課題(国際比較)(複数回答)」の設問において、「会社のルールが整備されていない」と回答した人の割合は47.0%。さらに「テレワークの環境が社会的に整備されていない」と回答した人の割合は46.2%でした。

この質問において同様の調査を行ったアメリカ、ドイツ、イギリスにおいては、いずれも10%~30%であり、海外と比較しても日本にはテレワークを可能にする制度的・社会的なシステムが整備できていないと言えるでしょう。

そのため、テレワークを導入するにあたっては、社内の理解を深めるとともに、必要なルールの整備や社員が従来と同じ生産性を確保できるようにソフトウェアを導入するなどの対策が考えられます。

例えば、クラウド型の勤怠管理システムや人事システムなどの導入が考えられます。

近年では、テレワーク導入にあたって便利な自動書類作成サービスが登場しています。メイクリープス(MakeLeaps)の書類作成ツールなどを利用すると、これまで紙媒体や手作業が主流だったさまざまな事務業務を効率化できます。

テレワークの課題②必要な環境が揃っていない

テレワークの課題として、作業を行う自宅やサテライトオフィスなどに、普段の業務を行うために十分な環境が整っていないことが挙げられます。

例えば、会社に出勤しないと閲覧できない資料やデータがある、従業員の自宅ではセキュリティ上の問題があるなど、テレワークを導入しても従来と同様の仕事ができる環境でなければ、業務が滞ってしまいます。

実際に、国土交通省の「テレワーク人口実態調査」によると、テレワークを感染症対策の一環として実施人のうち3割程度が「会社でないと閲覧・参照できない資料やデータなどがあった」ことが問題だったと回答しました。

そのため、書類の電子化(ペーパーレス化)、会社で使用するデスクトップ環境を別の端末からも利用できるVDI(仮想デスクトップ)や、特定の人のみがアクセスできるネットワークを作るVPN(仮想専用線)環境の整備を進めるなどの対策が必要です。

また、オフィスに出勤しない場合でも、社内でスムーズにコミュニケーションの取れる連絡手段を確保しておく必要があります。

これには、チャットツールの導入を含めたテレワーク用の連絡手段の確保など対策として考えられます。

このように、テレワークを導入すると必然的にインターネットを通したやり取りが増え、ネットワークへの依存が高くなるため、セキュリティの強化も課題の一つでしょう。

テレワークにおけるセキュリティ対策としては、情報セキュリティポリシーを定めて社員向けのセキュリティ教育を行うほか、セキュリティ対策済のwi-fiを配布する企業も現れています。

テレワークは働き方改革の一環として推奨されているため、助成金や補助金を利用することで、導入にかかる費用を軽減できる場合もあります。

テレワークの課題③コミュニケーションの方法が変化

テレワーク環境に移行すると、社内・社外におけるコミュニケーションの方法が大きく変化します。

先述のとおり、社員同士で連絡をとる場合にも、在宅勤務の場合にはWeb会議サービスやチャットツールを活用することが多くなります。

それらのコミュニケーションツールに不慣れな社員がいる場合や、新入社員である場合は、連絡用ツールのマニュアルを用意する必要があります。

また、営業先や取引先の企業との連絡にも変化が生じます。

これまでは相手先に出向いて行っていた会議や商談も、Web会議やメールでのやりとりになる場合が多くなります。

さらに、見積書や請求書といった郵便物の管理についてもあらかじめ対応を決めておき、テレワーク環境下での郵送先や、PDFデータによるやり取りの可否、電話での連絡先を伝えておくなどの対策を講じましょう。

 

この記事では、テレワーク導入における課題と、その対策についてまとめました。

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