請求書の書き方入門(企業向け)
はじめに 前回はフリーランス用の書き方をご紹介しましたが、今回は企業用の書き方をご紹介いたします。 ご自身の立場に合っている方のエントリーをご覧ください。 請求書とは 請求書とは商品の料金・代金の支払いを請求するために発行する文書です。 この場合の「商品」にはサービスなどの無形物も当てはまります。 販売した商品の名前、内容、数量、金額のほか、振込先や支払い期限などを記載されます。 請求書は会社の収入または支出の証拠となる重要な書類ですので必ず複写・控えを残すようにしてください。 請求書の請求方式について 請求書には大きく2つの請求方式があります。 「その都度方式」と「掛売り方式」です。 その都度方式 納品の度に請求書を発行しその都度決済してもらう方式です。 この方式は新規の取引先が相手の場合や、代金回収を迅速に行いたい場合に適しています。 掛売り方式 一定期間内に納品した売上をまとめて請求する方式です。 「15日締め」や「月末締め」など、締め日を設定して月毎に請求するケースがほとんどですが、双方合意の元であれば期間の長さは任意で決めることができます。 この方式は商品単価が低い場合や、同じ取引先と何度も取引を行う場合に適しています。 請求書の書式 請求書の書式は自由で、フォーマットを自作しても構いませんし市販されている物をそのまま使用しても問題ありません。 必須項目を記載していることが重要となります。 最近ではインターネット上で無料配布されているオフィスソフト用のひな形を使用することが多いようです。 書式を決定する際のポイントは使用するケースに合っている物を選ぶことです。 請求書に記載する主な項目 請求番号 請求書を管理しやすくするための番号です。 番号が重複さえしなければどのように番号を振っても構いません。 少し大きめの桁数に連番を振っていくのが一般的なようです。 何度も取引する予定のある相手の場合は番号の中に取引先管理コードを入れておくと管理しやすくなります。 宛先 請求する相手を記述します。 相手が会社の場合は部署名や担当者名などを書くとスムーズに事が運びます。 担当者に確認して入力しましょう。 発行日・提出日 会社の場合は請求日として締日を記載する場合が多いようです。 作成者・提出者 法人の取引の場合には社印を使用します。 この時に使用する印鑑は角印で構いません。 まずは社印を押印する位置を決めますが、この時点ではまだ押印してはいけません。 社印は一番最後に押すようにします。 社印は会社名、または代表者名の最後の1文字に印が半分かかるように押します。 社印を押す位置が決まれば担当者印を押します。 これは社印と中心を合わせるようにして押します。 上司やさらにその上司に確認印をお願いする場合は担当者印の左に連判することになるので、担当者印は左を大きく空けるような位置に押してください。 立場が上になるほど左に行くようにして押していきます。 担当者印が押せたら確認印が必要な場合は確認印を押してもらい、確認印が必要ない場合はようやく社印を押します。 タイトル 請求書のタイトルです。 取引が発生する度に発行する場合は「請求書」のみで構いません。 定期的に発行するような場合は「○年○月分御請求書」といった風に記述します。 請求明細 商品名・単価・数量・合計額などを記述します。 更に日付や商品の単位や備考を記述することもあります。 日付 商品名 [...]
